Descripción general:

Este artículo es una actualización del artículo titulado ‘Pasos a seguir para evaluar una operación inusual’, publicado en 2013 y el cual ha sido consultado más de 2000 veces. En esta ocasión se actualizan varios conceptos a raíz de la obligación de migrar de un Siplaft a un Sarlaft y se hace un paralelo con la regulación para el sector financiero.

 

Para poder cumplir a cabalidad con la exigencia normativa de reporte de operaciones sospechosas, que resulta ser una obligación común a los regímenes de todos los sectores regulados, incluido el sector cooperativo, los sujetos vigilados primero deben establecer criterios y procedimientos para determinar cuándo una operación debe ser considerada como inusual.

De esta manera, es indispensable que el sistema ALA/CFT incorpore de forma detallada procesos y criterios idóneos que permitan calificar transacciones como inusuales para alcanzar el objetivo ulterior de detectar y reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero (Uiaf) las operaciones sospechosas de lavado de activos o financiación del terrorismo que pretendan ser canalizadas a través de la organización solidaria.

 

La regulación de la Supersolidaria

“El Sarlaft debe permitirle a la organización solidaria efectuar una evaluación y análisis eficaz de las operaciones inusuales de sus asociados o clientes (…)”.

Con esta frase, contenida en la Circular Básica Jurídica de la Supersolidaria (actualizada en 2017 a través de la Circular Externa 4 de 2017), la autoridad del sector engloba la obligación de examinación de operaciones inusuales y resalta la importancia de que el sujeto vigilado esté en capacidad de gestionarlas.

Para ello, la norma estipuló que los sujetos obligados deben contar con procedimientos generales que permitan la detección de operaciones inusuales, la determinación de las operaciones sospechosas y el reporte de estas últimas.

Según la normatividad aplicable, son inusuales todas aquellas operaciones cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de los asociados, clientes o usuarios, o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salgan de los criterios y parámetros de normalidad establecidos por escrito por la organización en el manual, o respecto de las cuales la organización solidaria no ha encontrado explicación o justificación que se considere razonable.

 

¿Cómo evaluar la operación inusual en el sector cooperativo?

Las disposiciones regulatorias de la Superintendencia de la Economía Solidaria no establecen de forma directa un procedimiento para la evaluación de operaciones inusuales. Sin embargo, de ese conjunto de normas y de la doctrina adicional expedida por la Supersolidaria es posible establecer un paso a paso para completar la tarea.

En efecto, si bien la norma no pormenoriza en el asunto, es relevante que en la estructuración de sus políticas y procedimientos de gestión de operaciones inusuales las entidades del sector tengan en cuenta el documento titulado ‘Instrucciones para el diligenciamiento del formato de reporte de operaciones sospechosas’ (que se expidió como anexo a la Circular Siplaft de la Supersolidaria).

Este instructivo señala como medida inicial para soportar la calificación de inusual de una transacción la recolección de tres tipos de información necesaria: la relativa a la operación en sí misma considerada, la que refiere a los datos personales de quien realizó la transacción y la relacionada con los bienes vinculados a ella.

Los primeros hacen referencia a los aumentos en los montos o volúmenes de las operaciones y la actuación por fuera de los promedios definidos para los segmentos.

Los siguientes incorporan el rastreo de números de identificación inexistentes, números de identificación de personas fallecidas, suplantación de personas o alteración de nombres y la relación con personas vinculadas a actividades delictivas.

Mientras que los terceros contemplan la relación con bienes de presunto origen ilícito, el fraccionamiento en el manejo del efectivo y la transferencia o retiro de recursos vinculados a una presunta actividad de lavado de activos o financiación del terrorismo.

Si se trata de operaciones que involucren a clientes, la norma además establece que “se deben suministrar además los siguientes datos: (a) características y montos de los ingresos y egresos, así como la información patrimonial, en caso de poseerse, (b) descripción del perfil financiero del cliente de acuerdo con lo establecido en el Siplaft de la entidad, (c) comparación del cliente con el sector económico al cual pertenece de acuerdo con la segmentación contemplada en el Siplaft de la entidad, y (d) enunciar, además de los productos vinculados a la operación sospechosa, los otros que posea el cliente en la misma entidad, distinguiendo entre unos y otros”.

Así las cosas, si se fusionan los preceptos del texto de la Circular Básica Jurídica y del documento ‘Instrucciones para el diligenciamiento del formato de reporte de operaciones sospechosas’, los pasos para examinar la operación inusual son los siguientes:

 

  1. Evaluar las señales de alerta específicas de cada caso, pues son el mecanismo de detección por excelencia y son las que ponen en marcha el sistema.
  2. Definir si la operación tiene relación con alguna tipología de LA/FT conocida hasta la fecha. Si bien encontrar una respuesta positiva no es confirmación de operación inusual, sí refuerza dicha teoría.
  3. Verificar la relación de la transacción con otros reportes de operaciones sospechosas o con otras operaciones que puedan verse afectadas.
  4. Establecer criterios objetivos para el proceso de confrontación de las operaciones con la información acerca de los asociados, clientes o usuarios, y los datos provenientes de la segmentación, el conocimiento del mercado y las mejores prácticas, con el fin de determinar si efectivamente existe una transacción que puede ser considerada como inusual. En el transcurso de este examen es necesario tener en cuenta, además, la aclaración que haya presentado el cliente sobre los hechos respectivos a su operación. Una vez la organización solidaria califica una operación como inusual debe proceder a analizarla de modo tal que pueda establecer si la transacción va más allá de lo meramente inusual (y por ende es sospechosa) o si está justificada. Para ello la organización debe aplicar las políticas y criterios previamente definidos en el manual caso a caso.
  5. Si se trata de una operación vinculada a un cliente, además de la información mencionada en el numeral anterior, hay que precisar las características y montos de sus ingresos, analizar el soporte probatorio documental relacionado con dicho cliente y compararlo con otros de su segmento y con el sector económico al cual pertenece.
  6. Determinar cuáles son los productos vinculados a la operación sospechosa.
  7. El análisis debe tener un soporte probatorio documental y debe quedar archivado durante el tiempo establecido por la norma (que es de cinco años). Es aconsejable que la cooperativa conserve todos los soportes de cada una de las operaciones inusuales detectadas acompañados de los resultados de los análisis realizados y constancia de la persona responsable que ejecutó su estudio.

 

Si se atienden estos parámetros mínimos la evaluación de las inusualidades será exitosa, no generará reproche de las autoridades y se propiciará un ambiente seguro en materia de prevención LA/FT en la cooperativa.

 

En el sector financiero

Según el Sarlaft de la Superfinanciera, la etapa de monitoreo debe permitir a las entidades vigiladas hacer seguimiento del perfil de riesgo y, continúa el texto regulatorio, “en esta etapa se deben determinar las operaciones inusuales y sospechosas”.

Como ocurre con el sector cooperativo, esta exigencia de detección y evaluación de operaciones inusuales requiere de la implementación de una metodología y de indicadores cuantitativos y cualitativos que deben partir de la identificación y análisis de la transacción hasta el oportuno y eficiente reporte de dichas operaciones a la Unidad de Información y Análisis Financiero (Uiaf), en el que se incluye su consiguiente gestión documental.

Para la Superintendencia Financiera las operaciones inusuales son aquellas que no guardan relación con la actividad económica, se salen de los parámetros fijados por la entidad para cada segmento de cada factor de riesgo, y no tienen explicación o justificación que se considere razonable. Además, señala que cuando el caso verse sobre operaciones de usuarios, las entidades deben determinar cuáles de estas operaciones resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que exponen a la entidad.

Una particularidad de este sector es que no pueden contratarse con terceros las funciones asignadas al oficial de cumplimiento ni aquellas relacionadas con la identificación y reporte de operaciones inusuales, así como las relacionadas con la determinación y reporte de operaciones sospechosas.