Lista PEP: ¿por qué es tan difícil elaborarla? Esto se debe a que varias superintendencias tienen su propia definición.

 

Este artículo fue elaborado por Infolaft con base en la experiencia adquirida, luego de varios años de prestar el servicio de listas restrictivas para prevenir lavado de activos a cerca de 200 empresas del sector financiero, sector real, sector cooperativo, sector salud y de comercio exterior en Colombia y en varios países de Latinoamérica.

 

Dentro de las consideraciones del Decreto 1674 de 2016, que define un listado de cargos cuyos titulares deben ser considerados como personas expuestas políticamente (PEP), se recuerda que “todos los sujetos obligados al cumplimiento de la regulación vigente sobre el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo y los sujetos de reporte de la Unidad de Información y Análisis Financiero (Uiaf) deben aplicar medidas preventivas a los clientes clasificados como PEP”.

Además, tanto el Sarlaft financiero y el capítulo 10 de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, así como el Sarlaft de la Superintendencia de Economía Solidaria y las normas aplicables a otros sectores, hacen obligatoria la clasificación como PEP de las personas que ocupen los cargos incluidos en el mencionado decreto.

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En consecuencia, toda la regulación vigente en Colombia sobre prevención del LA/FT integró el decreto, y por esa razón no hay otra alternativa que cumplirlo.

 

Las PEP en números

De acuerdo con estimaciones realizadas por Infolaft, empresa a la que pertenece esta publicación y que provee a sus clientes una lista de PEP, la categoría en la que hay mayor cantidad de PEP son los concejales municipales (con más de 17 500 registros), seguidos de los jueces de la República (cerca de 4800), los directores y tesoreros de Empresas Sociales del Estado (con más de 3000 registros), los alcaldes (más de 2200 registros) y los directores y tesoreros de empresas públicas de servicios públicos (casi 1400 registros).

Estas cifras contrastan con el número de PEP relacionadas con la Presidencia de la República y los Ministerios –los primeros que consiguen los sujetos obligados debido a su exposición pública– los cuales no llegan a los 170 registros. Es decir, la gran mayoría de registros de PEP son los más difíciles de hallar e identificar.

Según el área de monitoreo de Infolaft, el número de personas a las que les aplica el Decreto 1674 de 2016 oscila entre las 36 000 y 38 000.

 

Entidad / entidades Número de registros en lista PEP de Infolaft
Concejos municipales 17 584
Jueces de la República 4763
Contadores (que hacen las veces de tesorero) 3576
Empresas Sociales del Estado 3024
Alcaldías 2236
Empresas públicas de servicios públicos 1384
Magistrados de tribunales 892
Asambleas departamentales 472
Magistrados altas cortes 292
Senado y Cámara 268
Presidencia, Vicepresidencia, Altas Consejerías y Ministerios 168
Superintendencias 122
Otros 609

 

Lista de PEP: ¿por qué es difícil elaborarla?

 

Cargos genéricos

La lista de PEP que provee el Decreto 1674 de 2016 es genérica en muchos de los cargos a los que hace referencia y no guarda relación con las clasificaciones y grados de la administración pública.

Hay que recordar que en el Estado colombiano los cargos se clasifican en las categorías de asesor, de nivel asistencial, de técnicos, de profesionales y de directivos. En cada una de ellas hay grados con base en los cuales se asignan las funciones y responsabilidades, y la respectiva escala salarial.

Por ejemplo, el decreto menciona a “directores financieros y tesoreros” para hacer referencia a las personas encargadas del manejo de las finanzas al interior de los establecimientos públicos, las unidades administrativas especiales, las empresas públicas de servicios públicos, las empresas sociales del Estado y las sociedades de economía mixta.

En muchas entidades del Estado no existe el cargo de director financiero o de tesorero, motivo por el cual los sujetos obligados deben buscar a la persona que cumpla con esas funciones.

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Lo complejo del asunto es que en varias entidades –sobre todo en las más pequeñas– esa tarea la realiza una persona con el cargo de contador, mientras que en otras existen denominaciones como subdirector administrativo o financiero.

Esto sin mencionar que el decreto no provee la lista de entidades que caben dentro de las categorías de establecimientos públicos, unidades administrativas especiales, empresas públicas de servicios públicos, empresas sociales del Estado y sociedades de economía mixta, razón por la cual antes de hacer la lista de PEP es necesario armar el listado de entidades públicas.

Por otra parte, hay titulares de cargos especialmente complejos de identificar por la poca o nula información publicada en los portales web de las diferentes entidades. Es el caso de los secretarios generales de concejos municipales y de asambleas departamentales, muchos de los cuales laboran en municipios muy alejados de las cabeceras urbanas y por ende son muy difíciles de oficiar.

 

Los titulares de cargos que alegan razones de seguridad

El decreto señala que son PEP los generales de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional, así como los inspectores de la Policía.

Pues bien, dichas instituciones son reacias a suministrar la información personal de los altos mandos por motivos de seguridad, y este es un argumento comprensible si se tiene en cuenta que son ellos quienes dirigen las operaciones por medio de las cuales se ataca a las organizaciones delincuenciales.

No obstante, los sujetos obligados sí tienen la obligación de tener una lista de PEP para identificar a estas personas y de aplicarles los controles establecidos dentro de sus políticas de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.

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Se desconoce la fecha de retiro de los cargos

El decreto PEP sostiene que los sujetos obligados a prevenir el LA/FT y a entregar reportes a la Unidad de Información y Análisis Financiero (Uiaf) deben considerar como PEP a las personas hasta por los dos años siguientes “a su dejación, renuncia, despido o declaración de insubsistencia [del cargo]”.

En muchos casos las instituciones públicas se limitan a informar en sus sitios web quién ocupa un cargo, pero no informan detalladamente quién o quiénes fueron los antecesores y en qué fecha exacta cesaron sus funciones. Estos datos son relevantes por cuanto son la base para hacer el cálculo de los dos años establecidos por el decreto.

Conseguir esta información es una de las mayores complejidades para dar cumplimiento a la norma.

 

Las PEP no son únicamente las del decreto

La Superintendencia Financiera y la Superintendencia de Economía Solidaria exigen a sus vigiladas identificar no solamente a las PEP contenidas en el Decreto 1674 de 2016, sino también a aquellas que tengan “exposición pública” y a los representantes de organismos internacionales.

Dicho esto, es claro que los sujetos obligados del sector financiero y del sector cooperativo también deben tener en cuenta a empresarios, deportistas, artistas y demás personas con reconocimiento entre el público, así como a los directores y/o secretarios generales de organismos como la ONU, Ocde, FAO, Unicef y OEA, entre muchos otros.

Es en este punto que toma gran relevancia la política interna de cada entidad, la cual debe definir claramente en qué casos alguien se considera PEP y cuál será el tratamiento que se le dará a este segmento de contrapartes.

 

Actualización de información: el mayor reto

Elaborar la lista PEP es, sin duda, un proceso complejo que demanda recursos y tiempo. Hay que definir las fuentes, implementar la búsqueda, verificar la información y ejecutar el proceso de sistematización. Luego de todo este trabajo, que puede tomar varios meses, la lista queda elaborada.

Pero un buen oficial de cumplimiento no se puede quedar allí, toda vez que luego de eso viene un nuevo proceso que tiene sus propias dificultades: actualizar la lista PEP. Todos los días hay cambios en los cargos públicos –más aún en épocas electorales y preelectorales– y la gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo no se puede hacer con base en datos desactualizados.