La Superintendencia de Sociedades está próxima a emitir una circular que obligará a sus vigiladas a implementar códigos de ética empresarial. Además, infolaft conoció que dicha norma aumentará las funciones de los oficiales de cumplimiento.

 

Según un proyecto de circular publicado por la entidad de supervisión, el propósito de la nueva norma será impartir instrucciones administrativas relacionadas con la promoción de programas de transparencia y ética empresarial, mecanismos internos de auditoría, anticorrupción y prevención del soborno transnacional.

Esto se hará en el marco de la ley 1778 de 2016 o ley antisoborno, promulgada el 2 de febrero.

De acuerdo con dicha ley, el soborno trasnacional se da cuando empleados, administradores, asociados o terceros de una persona jurídica dan, ofrecen o prometen a un funcionario público extranjero elementos como dinero, objetos de valor pecuniario o cualquier otro beneficio a cambio de que dicho funcionario realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones en relación con un negocio o transacción internacional.

El proyecto de circular, que fue consultado por infolaft, buscará que las personas jurídicas ejecuten programas de cumplimiento en los que adopten ocho principios mínimos:

 

  1. Obligar a los altos directivos a prevenir el soborno trasnacional.
  2. Evaluar el riesgo de soborno trasnacional.
  3. Establecer un programa de cumplimiento.
  4. Gestionar el programa de cumplimiento.
  5. Aplicar debida diligencia.
  6. Controlar y supervisar las políticas y programa de cumplimiento.
  7. Divulgar las políticas y programa de cumplimiento.
  8. Implementar canales de comunicación.

 

Según se lee en un aparte de la norma, dicho programa de cumplimiento debe ser ‘‘diseñado con fundamento en una evaluación exhaustiva de los riesgos que la persona jurídica tiene intención de mitigar’’.

Si bien cada empresa debe evaluar su riesgo con base en las características propias de su negocio, la circular sugiere tener en cuenta el riesgo derivado del país, de la actividad económica y de los contratistas. Estos elementos, que se podrían entender como factores de riesgo, serían los mínimos que deberían tener en cuenta las empresas.

Además, el programa de cumplimiento tendrá que ‘‘precisar las funciones asignadas a empleados, asociados y altos directivos (…) respecto de la correcta puesta en marcha del programa de cumplimiento’’. Vale la pena mencionar que este programa deberá constar por escrito a través de un manual de cumplimiento.

Otra de las disposiciones que traerá la circular es que el manual debe traducirse a los idiomas de los países en los que la empresa tenga actividad a través de sociedades subordinadas o contratistas.

 

Superintendencia de Sociedades. Foto infolaft

 

Más trabajo para los oficiales de cumplimiento

La propuesta contenida en el subliteral a) del literal D señala que ‘‘se recomienda que la función de gestión del programa de cumplimiento se le delegue a uno de sus empleados, quien se denominará oficial de cumplimiento’’.

Según la propuesta normativa, ‘‘el oficial de cumplimiento deberá estar dotado de autonomía así como de los recursos humanos y económicos requeridos para poner en marcha las políticas de cumplimiento. Adicionalmente, es imprescindible que el oficial de cumplimiento tenga acceso directo a los altos directivos de la persona jurídica’’.

No obstante, la misma propuesta normativa señala que los procedimientos de debida diligencia podrán ser realizados por empleados o terceros ‘‘especializados en estas labores’’, según lo disponga el oficial de cumplimento.

En la práctica, esto significaría que todas las empresas que ya tienen un oficial de cumplimiento tendrán que asignarle por mandato legal la tarea de prevenir y gestionar el riesgo de soborno trasnacional.

 

Debida diligencia únicamente para los contratistas

Otro aspecto interesante que traerá la norma, incluido en el literal E, es que los procedimientos de debida diligencia tendrán que aplicarse a contratistas, potenciales contratistas y a terceros que presten sus servicios a los contratistas, siempre que estos sean relevantes en un negocio comercial que involucre a la empresa.

De acuerdo con lo expuesto en el documento conocido por infolaft la debida diligencia ‘‘está orientada a suministrarle a la persona jurídica los elementos necesarios para identificar y mitigar riesgos relacionados con el soborno transnacional referentes a los contratistas’’.

 

Habrá que implementar un canal de denuncias

La norma también señala que ‘‘un buen programa de cumplimiento deberá incluir mecanismos que les permitan a los empleados, asociados, contratistas e individuos vinculados a los anteriores, la posibilidad de reportar de manera confidencial infracciones a la ley antisoborno y el programa de cumplimiento’’.

Esto, sugiere la propuesta, se podría realizar a través de líneas de denuncia anónimas.