Es frecuente que los grupos empresariales extranjeros y las empresas multinacionales tengan dudas sobre la forma en la que deben diseñar sus sistemas de prevención de LA/FT en Colombia, especialmente en lo que tiene que ver con las responsabilidades que recaen sobre el cargo del Oficial de Cumplimiento. Sobre este tema se ha escrito previamente en este medio.

En efecto, los grupos extranjeros o multinacionales, cuyas empresas en Colombia se encuentran obligadas a contar con sistemas de prevención de LA/FT, muchas veces se enfrentan a la pregunta de si deben nombrar un oficial de cumplimiento en Colombia, o si pueden depender de sus funcionarios extranjeros para esta labor.

Al respecto, las normas de prevención de LA/FT no parecen establecer una prohibición expresa respecto de encomendar las funciones del Oficial de Cumplimiento a una persona que se encuentre ubicada en el extranjero.

Sin embargo, es importante recordar que aunque el Oficial se encuentre en el extranjero, las normas de LA/FT establecen requisitos específicos para el nombramiento. Por ejemplo, en el sector real, la Superintendencia de Sociedades obliga a nombrar al Oficial de Cumplimiento como empleado de la compañía obligada; por su parte, en el sector financiero y en relación con grupos empresariales, el Oficial de Cumplimiento puede ser empleado de la matriz pero debe ser designado por las juntas de las empresas en donde desempeñe el rol. En otras palabras, independientemente del país o lugar en donde se ubique el Oficial, algunas normas obligan a nombrarlo como empleado o por lo menos a aprobar su nombramiento por el máximo órgano social.

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Pero adicional a lo anterior, desde Infolaft consideramos que dada la fundamental importancia del Oficial de Cumplimiento para los sistemas de prevención de LA/FT y el hecho de que este cargo requiere realizar funciones que con frecuencia son más efectivas presencialmente, es recomendable que el Oficial de Cumplimiento tenga una importante presencia y conocimiento del país, del mercado y de las operaciones de la compañía en Colombia.

En efecto, las normas de prevención del riesgo de LA/FT señalan diferentes obligaciones que aunque no son imposibles de cumplir en el exterior, si presentan dificultades del tipo operativo para un Oficial de Cumplimiento ubicado en el extranjero.

Veamos por ejemplo la Parte I, Título IV, Capítulo IV de Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera, en donde se establecen varias funciones para el Oficial de Cumplimiento del Sarlaft, incluyendo las siguientes:

«4.2.4.3.2.2. Presentar, cuando menos en forma trimestral, informes presenciales y escritos a la junta directiva u órgano que haga sus veces (…)

(…)

4.2.4.3.2.4. Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.

(…)

4.2.4.3.2.8. Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del Sarlaft.

(…)

No pueden contratarse con terceros las funciones asignadas al oficial de cumplimiento, ni aquellas relacionadas con la identificación y reporte de operaciones inusuales, así como las relacionadas con la determinación y reporte de operaciones sospechosas.”

Como se aprecia en estas citas, funciones como el desarrollo y la coordinación de capacitaciones y el diseño de la gestión de riesgo del Sarlaft, son obligaciones que por regla general requieren de presencia y conocimiento de la organización y sus operaciones. Igualmente, el Oficial de Cumplimiento debe presentar informes periódicos trimestrales sobre su gestión y el desarrollo del sistema, lo que se dificulta cuando el Oficial no tiene presencia en el país y, adicionalmente, no tiene una posición privilegiada para evaluar el desarrollo y el funcionamiento del sistema.

Así mismo, se aprecia que de forma expresa, la norma de la Superintendencia Financiera prohíbe contratar las funciones del Oficial de Cumplimiento con terceros. Esta disposiciones se reproduce en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, que señala que “[n]o podrán contratarse con terceros las funciones asignadas al Oficial de Cumplimiento, ni aquellas relacionadas con la identificación de Operaciones Inusuales o con la determinación y reporte de Operaciones Sospechosa.”

Es claro que el Oficial de Cumplimiento es el encargado de recibir las Operaciones Inusuales, analizarlas y determinar si son sospechosas y consecuentemente realizar los Reportes de Operaciones Sospechosas a la Uiaf. Estas labores, al igual que las demás del Oficial de Cumplimiento, requieren que la persona en el cargo tenga una visión privilegiada y amplia de la organización, lo cual es difícil de lograr cuando el Oficial se encuentra por fuera de Colombia o no tiene una presencia y un conocimiento importante en el país.

La norma de la Superintendencia de Sociedades va incluso más allá, al señalar que el Oficial de Cumplimiento debe gozar de capacidad de decisión y acreditar conocimientos sobre las operaciones de la empresa. En este sentido, es la cercanía y el contacto con la empresa la que permite adquirir y demostrar conocimiento sobre sus operaciones.

Para concluir, es importante tener en cuenta que de acuerdo con las autoridades, especialmente la Superintendencia Financiera, el cargo de Oficial de Cumplimiento requiere de una constante presencia y una efectiva colaboración con los demás órganos de la organización. En efecto, en la Resolución 414 de 2018, esa Superintendencia señaló que “(…) el Oficial de Cumplimiento debe hacer frente a las situaciones que se puedan presentar al respecto, dada su condición de independencia dentro de la estructura societaria o administrativa de una entidad, para lo cual debe promover y adoptar las acciones de mejora que se requieran, desplegando así una conducta diligente y proactiva en la consecución de los mismos intereses en materia de prevención de dicho riesgo”.

Igualmente, la Superintendencia Financiera señaló que “[e]l Oficial de Cumplimiento debe trabajar en estrecha relación con todos los miembros de gerencia de la entidad supervisada, quienes deben brindarle toda la colaboración requerida para el adecuado cumplimiento de sus atribuciones en la implementación y aplicación del sistema de administración del riesgo de LA/FT”

Reiteramos pues que es recomendable que las empresas se tomen en serio la labor de escoger un Oficial de Cumplimiento que tenga el conocimiento y la cercanía requerida con la organización y que pueda dedicar el tiempo suficiente a la labor de prevención de LA/FT. La inadecuada o ineficiente gestión del Oficial de Cumplimiento se puede considerar como una falencia del sistema y, así mismo, repercutir en sanciones y en un mayor riesgo de LA/FT para la organización.

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