La Supersociedades informó de la apertura de pliego de cargos contra más de 100 empresas que no reportaron la implementación de programas de ética empresarial en el marco de la ley contra el soborno transnacional. Si su empresa está obligada y aún tiene vacíos en la implementación, Infolaft le trae un resumen de cómo debe ser este sistema según la firma de consultoría experta en riesgo de LA/FT y corrupción, Lozano Consultores.

 

El pasado 13 de septiembre la Superintendencia de Sociedades anunció medidas administrativas dirigidas hacia 102 sociedades que, aunque estaban obligadas a implementar sistemas de ética corporativa, omitieron hacerlo. Del conjunto de compañías a las que se abrió pliego de cargos se encuentran 62 fábricas, 26 constructoras de obras civiles, 7 laboratorios farmacéuticos, 4 firmas del sector minero energético y 3 empresas de tecnología.

Según explicó el Superintendente, Francisco Reyes, la entidad está comprometida a fondo en la lucha contra la corrupción transnacional y con el cumplimiento de las nuevas normas antisoborno. En consecuencia, puntualizó Reyes, “la Superintendencia de Sociedades adelanta una estricta vigilancia para velar por la transparencia de las sociedades colombianas en el extranjero”.

Esta acción se desprende de la Resolución 100-002657 de 2016 de la Supersociedades que impuso la obligación de adoptar un sistema anticorrupción y antisoborno a aquellas empresas vigiladas que, durante el año inmediatamente anterior, hayan realizado transacciones internacionales con personas naturales o jurídicas a través de intermediarios (contratista, sociedad subordinada o sucursal) o que hayan hecho negocios transnacionales con determinados sectores económicos (infraestructura y construcción, farmacéutico, minero energético, o TIC) y además sobrepasen una frontera de ingresos que establece la norma.

De acuerdo con dichos criterios, son alrededor de 530 empresas las obligadas a implementar el programa de ética corporativa. Y respecto al cumplimiento de esta exigencia, la Delegatura de Asuntos Económicos y Contables del ente de vigilancia del sector real reportó que 317 sociedades (equivalentes al 58 % del total) lograron cumplir con la implementación, 108 empresas (el 22 % del total) diseñaron el programa pero no lo han puesto en marcha y, finalmente, 106 (el 20 % del total) omitieron el requerimiento.

 

Programa de ética empresarial

“Las compañías que incumplieron con este requisito no solo se enfrentan a posibles multas, sino que están dando un mensaje muy negativo frente a su compromiso con la transparencia”, comentó el superintendente Francisco Reyes al justificar la apertura de los pliegos de cargos contra empresas que incumplen.

Para que no le ocurra esta contingencia legal, Lozano Consultores estructuró un programa de ética empresarial que, además de cumplir con la regulación, incorpora las mejores prácticas en la materia y es adaptable a las necesidades específicas de los sujetos obligados.

El programa contempla todas las etapas y elementos que debe contener un sistema de prevención de corrupción, que van desde el conocimiento profundo de una empresa, grupo de empresas o holding empresarial, hasta la retroalimentación y mejoramiento continuo. De esta manera, el sistema que propone Lozano incluye los siguientes ítems:

 

Es indispensable iniciar con el conocimiento de la actividad de la empresa

El conocimiento de la empresa u organización debe cimentarse en el detalle del giro ordinario de su actividad o negocio. Esto significa que es menester saber cuáles son los productos y servicios que se ofrecen, quiénes los ofrecen, a quiénes se ofrecen, cuáles son los canales de distribución para ellos y en qué jurisdicción o jurisdicciones se opera. Al tener claridad sobre estos elementos se pueden realizar evaluaciones de riesgo acertadas y útiles que den origen a planes de mitigación eficaces.

 

La ética empresarial se debe adaptar a la estructura de gobierno corporativo

En seguida se hace necesario delimitar y entender cuál es y cómo funciona el gobierno corporativo de la empresa o conjunto de empresas bajo análisis con el fin de establecer cómo se le puede adaptar un programa de ética corporativa. Lozano Consultores considera que resulta mejor utilizar las estructuras preestablecidas en vez de reformarlas, toda vez que entre menos impacto genere la implementación de este programa de cumplimiento mayor será el beneficio de la empresa.

Así, los programas de ética de Lozano Consultores son hechos a la medida de las necesidades de cada una de las empresas interesadas y aprovechan lo que existe gracias a que la norma permite una amplia configuración desde el punto de vista de gobierno del sistema de ética, pues pues sólo exige que, como mínimo, exista un funcionario a cargo de este programa de cumplimiento (que bien puede ser el oficial de cumplimiento si lo hubiere).

 

El programa de ética no solamente cobija a empleados y proveedores

Aunque sin duda alguna el primer eslabón en la prevención de la corrupción son los empleados y proveedores, estos no son los únicos que se deben tener en cuenta. Por el contrario, todos aquellos que tengan la facultad de actuar en nombre de una empresa deben ser cobijados y aplicar el programa de ética, como ocurre con otros agentes que, además de estar autorizados a hablar en nombre de la compañía, también tienen la potestad de comprometerla.

Este es el caso de lobistas que ejecutan actividades de cabildeo, asesores jurídicos o apoderados en procesos judiciales u otro tipo de procedimientos, representantes ante agremiaciones y organizaciones, y socios en empresas conjuntas (joint ventures), quienes  también deben someterse al programa de ética de la empresa.

 

Conocimiento financiero

A través del programa de ética la empresa debe identificar el riesgo de corrupción en el esquema financiero que la sustenta. Así, se deben verificar los vehículos de inversión, las cuentas que utiliza y su contabilidad para tener una mayor comprensión de los flujos financieros en el desarrollo de las actividades y negocios.

 

Dime con quién andas…

Además de tener claros los elementos determinantes que componen la empresa, hay que estudiar cuáles son sus vínculos con otros actores, pues es a partir de estas relaciones que se pueden configurar acciones de corrupción. Particularmente para prevenir el soborno y otras corruptelas, es relevante revisar los nexos con el Estado, con otros particulares y con campañas y partidos políticos.

De un lado, el Estado se refiere tanto al grupo de entidades y autoridades públicas como al grupo de personas expuestas políticamente (PEP). Esta visión doble busca una visión holística del fenómeno pues en ambas esferas existe la posibilidad de que se materialice un riesgo de corrupción. Y es que en algún momento todas las compañías terminarán relacionadas con el Estado ya sea para el pago de impuestos, la obtención de permisos de funcionamiento, el trámite de licencias, los registros en entidades públicas, y los procesos de contratación, entre muchos otros ejemplos.

En la esfera de los particulares, los vínculos relevantes son los de la empresa con clientes, proveedores y con otro tipo de representantes como los que ya se mencionaron. La importancia de analizar este tipo de vínculos radica en que cada vez son más frecuentes los fenómenos de corrupción privada en los que, por ejemplo, las empresas pagan para tener condiciones más favorables en procesos de contratación privados o cuando dos o más compañías coluden para manipular las condiciones del mercado. Asimismo, es en esta categoría que se deben analizar aquellos individuos que, si bien se encuentran en la esfera particular, aún son PEP por haber cesado en un encargo público de los contemplados en el marco jurídico como de exposición política hace no menos de dos años.

Por último, en referencia a los nexos con campañas electorales o partidos políticos, hay que mencionar que, si bien no se trata propiamente de entidades públicas ni privadas, son importantes en la gestión del riesgo de corrupción porque muchas veces a través de estos procesos y actores democráticos se busca entregar recursos privados para obtener un beneficio del candidato o candidatos patrocinados en caso de que resulten elegidos.

 

El programa debe residir en un manual

La empresa debe contar con una política corporativa que incorpore los principales lineamientos para evitar violaciones al marco anticorrupción. Esta declaración de principios debe constar por escrito en un documento o código de cumplimiento que debe ser promulgado y difundido y, además, debe aterrizar los procedimientos diseñados para proscribir la violación del marco jurídico anticorrupción y para promover un comportamiento ético de todos al interior de la organización.

El manual es un documento complejo que no tiene una fórmula única pues responde exclusivamente a las necesidades específicas de una compañía. Sin embargo, tanto desde el punto de vista normativo como desde el de mejores prácticas internacionales, se recomienda que en el texto esté contemplado:

 

  • La evaluación del riesgo y desarrollo de matrices de riesgo: el enfoque del manual debe ser la continua evaluación basada en el riesgo particular de la organización y su contexto específico con una periodicidad al menos anual.
  • La asignación de competencias y funciones: el manual debe asignar a uno o varios de sus funcionarios para que sean responsables de la implementación, gestión y vigilancia del sistema. Estos empleados deben tener un cierto nivel dentro de la empresa para que gocen de la capacidad de decisión necesaria para acudir directamente ante el auditor interno, la junta directiva o cualquier otra instancia.
  • El desarrollo de protocolos de relación: estas hojas de ruta se encaminan a manejar de forma adecuada la relación con clientes, proveedores, competidores, accionistas (donde se ajustan temas de información privilegiada), empresas integrantes de consorcios o empresas conjuntas y otros representantes de la compañía. En este capítulo se incluyen secciones para la entrega o recepción de obsequios y de contribuciones electorales, regalos, pago de viajes a clientes, pago de actividades de entretenimiento, contribuciones políticas, donaciones a caridad, patrocinios y facilidades o prerrogativas de pago.
  • Pautas de debida diligencia anticorrupción y planes de mitigación de riesgos.
  • Parametrización de la contabilidad: el sistema de procedimientos contables y financieros, que debe basarse en controles internos diseñados para mantener una contabilidad transparente y real, debe tener un foco en cuatro aspectos: (i) todas las transacciones deben tener una autorización general o particular del funcionario competente, (ii) todas las operaciones deben ser registradas de acuerdo con normas de contabilidad generalmente aceptadas como base para la presentación de los estados financieros, (iii) la posibilidad de acceso o disposición de activos solo debe proceder si existe autorización general o particular previa del director competente, y (iv) el registro de activos debe ser comparado con los activos reales de forma periódica para que cualquier diferencia sea subsanada.
  • Consolidación de canales de comunicación: con especial énfasis en el establecimiento de líneas de ética o de reporte que garanticen un correcto flujo de la información, el anonimato de los denunciantes e incentivos por información valiosa que permita descubrir conductas o entramados de corrupción.
  • Planes de capacitación que permitan que el contenido del código de cumplimiento anticorrupción, así como sus políticas y sus procedimientos asociados, sea difundido y conocido por todos los directores, funcionarios, empleados y, cuando se requiera, por otros actores comerciales vinculados.
  • Mecanismos de evaluación periódica para corregir vulnerabilidades o insuficiencias en los controles, políticas y procedimientos.