Requisitos de conocimiento del cliente para las agencias aduaneras

La obligación de conocimiento del cliente que establece el Estatuto Aduanero en su artículo 21-1, tiene como objetivo que estas entidades se protejan de prácticas relacionadas con el lavado de activos contrabando, evasión y cualquier otra conducta irregular.


 

En cumplimiento de lo anterior, las agencias de aduanas deben adoptar mecanismos de control que les permita asegurar una relación contractual transparente con su cliente.

De acuerdo con el artículo señalado anteriormente, las agencias de aduanas deben obtener como mínimo la siguiente información, así como los correspondientes documentos soporte:

  • Existencia de la persona natural o jurídica.
  • Nombres y apellidos completos o razón social.
  • Dirección, domicilio y teléfonos de la persona natural o jurídica.
  • Profesión, oficio o actividad económica.
  • Capacidad financiera para realizar la operación de comercio exterior.

Acorde con lo anterior, las agencias de aduanas deben haber obtenido la información mencionada antes de iniciar relaciones contractuales con el cliente, recolectar los documentos soporte de dicha información y, si así se ha establecido, realizar la entrevista correspondiente. Vale la pena recordar que para el sector financiero la entrevista al potencial cliente ha sido consagrada en la regulación en materia de prevención de LA/FT como obligatoria y los organismos internacionales la han establecido como un control adecuado.

Por otro lado, la mencionada resolución señala de manera expresa cuáles son los documentos obligatorios que las agencias de aduanas deben solicitar a sus clientes, los cuales se señalan a continuación:

 

No obstante lo anterior, las agencias de aduanas pueden solicitar otros documentos que consideren necesarios para asegurar la validez de la información suministrada por los usuarios.

Una vez se realice la visita las agencias de aduanas deberán suscribir un acta con la relación de los documentos solicitados y recibidos.

Adicional a estas obligaciones, todos los usuarios del servicio aduanero y cambiario deben dar cumplimiento a lo establecido en la Circular Externa 170 de 2002 que contiene instrucciones para prevenir, detectar, controlar y reportar operaciones sospechosas que puedan estar vinculadas con el lavado de activos.

La circular señala que los sujetos obligados deben diseñar y mantener actualizado dentro de sus archivos e información comercial «formato de identificación del cliente», el cual contendrá como mínimo la siguiente información:

 

A diferencia de lo establecido en la Resolución 4040 de 2000 la Circular 170 no señala expresamente los documentos soporte que se deben exigir al cliente, solo se limita a indicar que “todos los datos deben verificarse, estar documentados y actualizarse”.

Es importante notar que tales regulaciones deben ser tenidas en cuenta en su contexto, motivo por el cual las agencias de aduanas deben complementar su obligación de conocimiento del cliente  establecido en el Estatuto Aduanero y su Resolución Reglamentaria con lo señalado en la Circular 170 de 2002, para lo cual deberán tener un formulario de conocimiento del cliente que contenga los campos señalados en la Circular 170 y solicitar la documentación soporte que señala la Resolución 4040 de 2000.