Infolaft contesta a continuación algunas preguntas de los suscriptores del sector solidario, relacionadas con la gestión a realizar cuando un asociado paga sus obligaciones con un préstamo del que no tiene soportes y qué tipo de procesos se deben efectuar con proveedores y terceros contratados para prestación de servicios.
1ª ¿Cuál podría ser la gestión a realizar cuando un asociado paga sus obligaciones con recursos que aduce provienen de un préstamo, y no presenta documento para sustentar el préstamo argumentado que proviene de un familiar?
R = Sea lo primero decir que en el Capítulo XI de la Circular Básica Jurídica No. 7 de 2008 de la Superintendencia de la Economía Solidaria, relativo a las instrucciones para la prevención y el control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo, no se prevé de manera expresa este caso, como evidentemente no se prevé de manera expresa ningún caso particular. En consecuencia, frente a este tipo de situaciones la entidad cooperativa debe aplicar los mecanismos de carácter general establecidos en la norma en cita.
Para tal efecto debe analizar la transacción, teniendo en cuenta la información acopiada verificada y actualizada del correspondiente cliente y de manera particular su actividad económica y las características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos. A continuación, deberá comparar las características de la transacción con las de su actividad económica. Hay que recordar que son inusuales aquellas operaciones cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica de los clientes/asociados y que el Siplaft debe permitirle a la cooperativa efectuar una evaluación y análisis eficaz de las operaciones inusuales de modo tal que pueda establecer si una operación escapa de lo simplemente inusual, y proceder a calificarla como sospechosa.
En ningún caso resulta válido omitir el examen de una operación inusual con el argumento de que no se cuenta con información para hacerlo. En consecuencia, es evidente que las condiciones de otorgamiento y las características de pago del préstamo familiar a su turno deben ser objeto de acopio y examen. En este sentido, se le debe pedir al asociado que informe los datos completos del familiar que le hizo el préstamo y las condiciones de plazo y tasa dentro de las cuales debe pagarlo. Dicha información debe ser razonable y estar acorde con la actividad económica del asociado.
El prepago de créditos, la ausencia de información sobre la fuente de pago y la negativa a suministrar esta información deben estar incluidas dentro de las señales de la entidad. La sumatoria de las tres impone el deber de calificar la operación como de mayor riesgo. Además de sus análisis y eventual reporte, debe determinar un monitoreo más intenso sobre todas las demás operaciones del mismo cliente.
Adicionalmente, si esta práctica ha sido detectada como habitual en la entidad, conviene generar un procedimiento en virtud del cual las preguntas acerca de las condiciones de otorgamiento y las características de pago del préstamo familiar se formulen al momento mismo del pago si se hace por ventanilla, o de la manera más pronta si se hace por medio electrónico.
2ª ¿Qué tipo de procesos se efectúan con los proveedores y con terceros contratados para la prestación de servicios?
Para efecto de lo dispuesto en la norma de la Supersolidaria en cita, se entiende por cliente la persona natural o jurídica con la que la entidad establece y/o mantiene una relación contractual para la prestación de cualquier servicio y/o suministro de cualquier producto propio de su actividad financiera. Ahora bien, como quiera que de conformidad con la Ley 454 de 1998 las entidades destinatarias de la norma solo pueden ofrecer sus servicios financieros a la persona natural o jurídica que ostenta la calidad de asociado, el concepto de cliente para estas entidades se aplica exclusivamente a sus asociados.
Así las cosas, es menester concluir que de conformidad con lo establecido en el Capítulo XI de la Circular Básica Jurídica No. 7 de 2008, las entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria no están en la obligación de adoptar mecanismos para la prevención y el control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo en lo que hace a la relación con sus proveedores y contratistas, pues estos no se estiman como clientes suyos. Por lo anterior, la Superintendencia de la Economía Solidaria en ningún caso podrá exigir por vía administrativa su adopción, ni reprochar su no adopción.
No significa esto que tales proveedores y contratistas no deparen riesgos LA/FT. Por el contrario, adviértase que una sola transacción de compra de un inmueble por valor de mil millones de pesos para la sede principal de la correspondiente cooperativa genera un riesgo más sensible de LA/FT que un centenar de cuentas de ahorro de asalariados.
En efecto, puede ser que sobre el predio se inicie una acción de extinción de dominio, o que el vendedor ingrese a una lista vinculante o restrictiva, o que el inmueble haya sido adquirido por el vendedor con recursos ilícitos, o que los recursos entregados por la cooperativa se destinen a actividades delictivas o a su financiamiento. Todos estos eventos, se reitera, generan sensible riesgo legal.
En consecuencia, con respecto a los proveedores y a terceros contratados para la prestación de servicios, debe realizarse una debida diligencia ampliada en el marco de mejores prácticas, entre ellas, por ejemplo, y dependiendo de su nivel de riesgo, las siguientes:
- Cruce de listas
- Diligenciamiento de un formulario de vinculación
- Exigencia de documentos de soporte, como los relativos a experiencia en el sector
- Verificación y actualización de la información
- Visita a la sede de los negocios con diligenciamiento de un acta especial
- Conocimiento del mercado como insumo esencial para el análisis comparativo de la operación
- Diseño de cláusulas contractuales de advertencia al contratista
- Diseño de cláusulas contractuales de protección para la cooperativa
- ROS
