“Pronunciarse respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que presente el oficial de cumplimiento, dejando la expresa constancia en la respectiva acta” es uno de los deberes que el Sarlaft financiero impone a la Junta Directiva.
Parece un deber sencillo, pero no lo es. El problema radica esencialmente en que parece no estar claro en la norma el significado de la obligación. A algunas juntas directivas les parece suficiente limitarse a escuchar el informe, sin emitir pronunciamiento alguno, bajo el entendido de que es válido el pronunciamiento tácito: guardar silencio es sinónimo de ausencia de oposición, ausencia de oposición es señal de aceptación y aceptar un informe es una forma pronunciarse acerca del mismo. Otras juntas pueden optar por proferir un único pronunciamiento al final de la presentación, bajo el entendido de que todos los puntos pueden ser objeto de un pronunciamiento general. Y otras también pueden considerar que el pronunciamiento solo es necesario si el informe es incompleto o confuso.
Qué es un punto?
Uno de los aspectos relevantes en este contexto es la definición de la palabra ‘punto’. En el Diccionario de la Real Academia (Drae), la primera acepción de dicha palabra, que nada ofrece a la hora de solucionar el problema, reza: “señal de dimensiones pequeñas, ordinariamente circular, que, por contraste de color o de relieve, es perceptible en una superficie”. Apenas en la acepción 25, de un total de 32 dentro de la categoría ‘sustantivo’, aparece el sentido más cercano al que quiere darle la Superintendencia: “cada uno de los asuntos o materias diferentes de que se trata en un sermón, en un discurso, en una conferencia, etc.”.
Recuérdese que en el aludido diccionario “(…) se tiende a anteponer las acepciones de uso más frecuente y posponer las de empleo esporádico”. ¿Significaría esto que al haberle asignado un significado de empleo esporádico a una palabra, la Superintendencia ha generado confusión entre los destinatarios de la norma, hasta el punto de que no les queda claro el sentido y contenido de su deber?
Además, dos acepciones más adelante (la No. 27) en el Drae se expresa que punto es “Lo sustancial o principal en un asunto”. Así las cosas, si se acoge esta última definición, la Junta podría considerar cumplido su deber normativo si se pronuncia únicamente sobre lo sustancial o principal del informe del oficial de cumplimiento, con seguridad una sola vez, pues lo sustancial o principal es “lo más importante de algo” y lo más importante por naturaleza es singular. Claro está, si la Junta se inclina por esta fórmula, deberá seleccionar con sumo cuidado lo más importante del informe y hacer un pronunciamiento que corresponda simétricamente a ese punto sustancial.
Los ‘aspectos’
De otro lado, debe recordarse que según lo establecido en la norma, el informe del oficial de cumplimiento debe referirse como mínimo a los siguientes seis ‘aspectos’:
- Los resultados de la gestión desarrollada.
- El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades.
- La evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo, de los factores de riesgo y de los controles adoptados, así como de los riesgos asociados.
- La efectividad de los mecanismos e instrumentos, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en el Sarlaft.
- Los resultados de los correctivos ordenados previamente por la propia junta.
- Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de la Uiaf.
Ahora bien, si se acepta que ‘aspecto’ es un elemento de algo, que ‘elemento’ es parte de alguna cosa y que ‘punto’ es uno de los asuntos que se trata en el informe del oficial de cumplimiento, entonces debe concluirse que es sobre cada uno de estos ‘aspectos’ que debe pronunciarse la junta y que los pronunciamientos necesariamente serán de diferentes clases: sobre los riesgos, sobre la gestión, sobre los pronunciamientos de las autoridades, sobre los hallazgos de la auditoria, etc.
Los subpuntos
Sin embargo, nuevamente, el problema no termina allí. Cada uno de estos elementos necesariamente está conformado por varios subelementos. Para poner los puntos sobre las íes baste un ejemplo:
El primer punto es el relativo a informar a la junta acerca de los resultados de la gestión desarrollada. Pues bien, este aspecto a su turno está conformado, cuando menos, por ocho subpuntos, pues el Oficial de Cumplimiento debe informar a la Junta respecto de la forma en que cumplió, dentro del correspondiente trimestre, las siguientes funciones que la norma le obliga a desarrollar:
- Velar por el funcionamiento de las etapas del Sarlaft
- Promover la adopción de correctivos al Sarlaft.
- Coordinar el desarrollo de la capacitación.
- Proponer la actualización del manual
- Colaborar en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales.
- Evaluar los informes presentados por la auditoría interna y por el Revisor Fiscal
- Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del Sarlaft.
- Elaborar los criterios objetivos para la determinación de las operaciones sospechosas, así como aquellos para determinar cuáles de las operaciones efectuadas por usuarios serán objeto de consolidación, monitoreo y análisis de inusualidad.
En este sentido, ¿la junta debe entonces pronunciarse respecto de cada uno de estos subpuntos del informe?
Las funciones de la junta
Por otra parte, ha de tenerse en cuenta que la junta directiva debe cumplir más de una docena de funciones y que si el informe del Oficial de Cumplimiento tiene relación con alguna de estas funciones, la junta necesariamente debe acometer su cumplimiento.
Así, por ejemplo, si el Oficial de Cumplimiento propone nuevas políticas, la actualización del manual de procedimientos, adicionar el procedimiento para la vinculación de los clientes de mayor riesgo, o si pide nuevos recursos técnicos y humanos, todo lo cual corresponde a sus deberes, la junta debe pronunciarse aprobando o negando, según su criterio, esas políticas, aquella actualización, estos recursos.
Debe recordarse además que la junta también está obligada a “hacer seguimiento y pronunciarse periódicamente sobre el perfil de riesgo de LA/FT de la entidad”, por lo cual es obligatorio que exprese si está de acuerdo con la evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo, de los factores de riesgo y de los controles adoptados, así como de los riesgos asociados.
Una forma de pronunciarse es pedir un informe especial, sugerir la adopción de un mejor procedimiento, ordenar, por ejemplo, al representante legal que ante un pronunciamiento de la Superintendencia sobre deficiencias en la base de datos informe cómo cumple su función de “garantizar que las bases de datos y la plataforma tecnológica cumplan con los criterios y requisitos establecidos”.
La razón de ser del mandato relativo a que el informe tenga un contenido específico y del mandato relativo a que el pronunciamiento debe hacerse “sobre cada uno de los puntos” radicaría en que a la Superintendencia Financiera le interesa saber si a la junta le complace, por ejemplo, la oportunidad del envío de los reportes a las diferentes autoridades, si le parecen efectivos los mecanismos e instrumentos establecidos, si está de acuerdo con las medidas adoptadas para corregir las fallas en el Sarlaft o si le ha hecho seguimiento a los correctivos que hubiera ordenado previamente.
Hay una conducta que es obviamente prudente, que al final resulta obvia: si el informe tiene seis grandes puntos o aspectos, la junta debe pronunciarse por lo menos seis veces. Pronunciarse, de acuerdo con el diccionario de la Real Academia, es declararse a favor o en contra de algo, pero también es resaltar, acentuar, destacar, declarar mandar, preguntar. Cualquiera de estos y muchos otros verbos pueden ser conjugados por la junta al cabo de la presentación de cada uno de los puntos del informe. Hay uno solo que no parece recomendable conjugar: el verbo callar.
