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Buenas prácticas para la entrega de reportes de operaciones sospechosas ROS

Enviado por Infolaft el

Artículo por: Infolaft

Reportes de operaciones sospechosas. Imagen Freepik

Reportes de operaciones sospechosas. Imagen Freepik

Una de las tareas más relevantes de los oficiales de cumplimiento consiste en la detección y análisis de posibles operaciones sospechosas de LA/FT. Por esta razón, desde Infolaft compartimos una guía general sobre esta importante obligación.

En términos generales, un ROS describe una operación que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de las prácticas normales de un negocio, de una industria o de un sector determinado.

Además de ello, debe tratarse de una operación que, de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad o negocio, no pudo ser razonablemente justificada.

Es decir, para que una operación se considere como sospechosa, no solo debe ser inusual, sino que también debe carecer de justificación o soporte.

 

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¿Adónde deben enviarse los ROS?

La regla general establece que el ROS deben enviarse a la correspondiente unidad de información financiera (UIF), inmediatamente se determine que una operación inusual carece de sustento y por ende se considera como sospechosa.

Es importante precisar que un ROS no se considera como una denuncia. A continuación, algunas diferencias básicas:

ROS Denuncia
Puede ser anónimo Requiere identificación
No es prueba judicial Inicia proceso judicial
No es testimonio Puede llevar a testimonio
No se presenta bajo juramento Se da bajo juramento

Por otra parte, vale la pena reiterar que los ROS no son los únicos reportes que los sujetos obligados deben entregar a las UIF.

Tal es el caso de los denominados reportes objetivos, dentro de los cuales se cuentan, por ejemplo, los reportes asociados a transacciones que, de acuerdo con las condiciones de cada uno de los sectores reportantes, constituyen una fuente de información importante para el análisis de las UIF.

Su carácter de “objetivo” tiene lugar debido a que no depende del criterio de quien reporta, no requiere grado alguno de sospecha y son establecidos por alguna disposición normativa.

Usualmente, estos reportes disponen de un anexo técnico que indica los campos, variables y periodicidad de envío.

Otro ejemplo de reportes son los de ausencia de ROS, los cuales, como su nombre lo indica, deben presentarse en aquellos períodos de reporte (por ejemplo, trimestres) en los que no fueron identificadas operaciones sospechosas, operaciones intentadas u operaciones rechazadas.

Características de un ROS efectivo

En la elaboración del ROS, el sujeto obligado debe estar seguro de proporcionar información, ampliamente sustentada, acerca de ¿quién o quiénes participaron en la operación?, ¿qué sucedió?, ¿cuándo ocurrió?, ¿cómo pasó?, ¿cuánto dinero estuvo involucrado?, entre otros datos relevantes.

Es fundamental suministrar información relacionada con la identificación de las personas naturales o jurídicas involucradas lavado de activos, así como los delitos precedentes asociados (si estos son identificables).

Los ROS deben contener los elementos esenciales que faciliten la comprensión de las operaciones. Para ello, la información suministrada en la descripción del ROS tiene que responder a varios siguientes interrogantes

¿Cuál fue la operación sospechosa?

Esta información se convierte en el corazón del ROS porque expone la secuencia de acontecimientos que orientará el análisis por parte de la UIF, además contiene el modus operandi y los montos de las operaciones.

Actualmente, existen diferentes guías con ejemplos de los posibles modus operandi de acuerdo con los diferentes sectores reportantes.

Sin embargo, es aquí donde juega un papel relevante la experiencia del oficial de cumplimiento, apoyada de la implementación de un buen sistema de administración de riesgos contra el LA/FT/FPADM y de una correcta debida diligencia.

Ello se demuestra con la inclusión en el ROS de los indicadores, señales de alerta y escenarios claros que dan lugar a la detección de la posible sospechosa.

 

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¿Quiénes y dónde realizaron la operación sospechosa?

La primera pregunta hace referencia a las personas naturales y/o jurídicas relacionadas en el reporte.

Es necesario incluir los nombres completos y las identificaciones (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte, NIT), así como el rol de las personas dentro de las operaciones y los datos de la relación con la entidad (como el tiempo de vinculación, productos, entre otros).

Así mismo, es clave detallar el lugar o los lugares donde se efectuó la operación y/o transacción sospechosa. Para ello es determinante una georreferenciación clara y exacta.

¿Cuándo sucedió la operación y cuáles fueron las señales de alerta?

Para las UIF es importante delimitar el análisis a un periodo determinado para concretar las búsquedas de movimientos financieros en bases de datos y, además, relacionar los hechos con fenómenos coyunturales acontecidos en el periodo reportado.

A su vez, las señales de alerta se pueden entender como aquellos comportamientos o situaciones particulares y fuera de lo común de clientes, usuarios, accionistas, directivos y autoridades, funcionarios y trabajadores, proveedores, del mercado, los canales y jurisdicciones.

Es decir, aquí se deben registrar las situaciones atípicas que presentan las operaciones o transacciones que pueden encubrir actividades de lavado de activos, sus delitos precedentes o de financiamiento de delitos como el terrorismo.

Por considerarlo de interés, a continuación, compartimos algunas señales de alerta extraídas de diferentes publicaciones de UIF y de organismos como el GAFILAT:

  • Operaciones que no corresponden con la capacidad económica y perfil del cliente.
  • Cambios repentinos del comportamiento financiero de un cliente sin justificación aparente.
  • Clientes que en cortos periodos aparecen como dueño de activos, los cuales representan un alto valor patrimonial.
  • Transferencias a jurisdicciones/regiones de alto riesgo que no son consistentes con las operaciones del cliente o contraparte.
  • Operaciones con personas previamente acusadas de terrorismo o delitos relacionados con terrorismo o por ser líderes o miembros de una organización terrorista (coincidencias en listas internacionales).
  • Personas que presentan documentos de identidad notoriamente nuevos o falsificados.
  • Clientes que, en el transcurso de sus negocios, usan alias, sobrenombres u otras expresiones alternativas o simplificadas en vez de su propio nombre completo (por ejemplo, en las transferencias o préstamos usan seudónimos).

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