En la práctica, la obligación de conocer al cliente se concreta en el diseño y adopción de un formulario de vinculación o conocimiento del cliente, el cual debe contener espacios para poder recolectar información personal y financiera de tales personas con la finalidad de que puedan ser identificadas. No obstante, muchos de esos espacios no son diligenciados. ¿Qué hacer ante ese escenario?
Toda la regulación que hasta la fecha se ha emitido en Colombia establece la obligación para los sujetos obligados a prevenir el LA/FT de conocer a sus clientes. Por su parte, la Superintendencia de Sociedades amplió esta obligación para sus vigiladas por medio de la expedición de la Circular Externa 100-5 de 2014 en la cual los conmina a conocer también a sus proveedores, asociados y trabajadores o empleados. (Ver ‘Nuevos controles: Circular 100 Supersociedades vs. Circular 170 Dian. Edición 63 infolaft).
Vale decir que la obligación de conocer al cliente tiene como fundamento la Recomendación 10 del Grupo de Acción Financiera Internacional (Gafi), la cual si bien no consagra de forma expresa la adopción de un formulario de conocimiento del cliente, sí contempla la obligación de recolectar información de los clientes que les permita a las entidades identificarlos.
Formulario de conocimiento del cliente
De la regulación en materia de prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, el marco de referencia es el denominado Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (Sarlaft), emitido por la Superintendencia Financiera a través de la Circular Externa 22 de 2007.
El mencionado Sarlaft, que desde el pasado 3 de octubre se encuentra ubicado en el Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la Circular Básica Jurídica (ver ‘El Sarlaft se trastea’. Edición 68), establece en el subnumeral 4.2.2.2.1.2.3. los campos mínimos que debe contener el formulario de vinculación de clientes.
De la misma forma, otras regulaciones expedidas con posterioridad al Sarlaft de la Superfinanciera les indicaron a sus vigiladas los campos mínimos que debería tener el formulario de conocimiento del cliente, como es el caso de la Circular Externa 8 de 2011 de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, la Circular Externa 6 de 2014 de la Superintendencia de la Economía Solidaria y la Resolución 3677 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
A su turno, la Circular Externa 170 de 2002 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), que fue expedida con anterioridad al Sarlaft financiero, también cuenta con los campos mínimos que debe contener dicho formulario.
Si bien existen circulares que guardan silencio respecto a exigir a sus vigiladas el diseño y adopción de un formulario de vinculación de clientes con un contenido mínimo de información, bien vale la pena señalar que en tales regulaciones sí se encuentra consagrada la obligación de llevar a cabo un conocimiento del cliente, requiriendo de éste una información que permita identificarlo. En este grupo de normas se encuentra la Circular Externa 100-000005 de la Superintendencia de Sociedades, la Circular Externa 11 de 2011 de la Superintendencia de Puertos y Transportes (modificada por la Circular Externa 6 de 2012), y la Circular 28 de 2011 de la Dian.
Campos de difícil consecución
Dentro de los problemas para realizar el conocimiento del cliente se destaca la dificultad para obtener alguna información durante el diligenciamiento de los formularios. A continuación algunos ejemplos:
- Personas jurídicas extranjeras: la consecución de la composición accionaria en gran parte de los casos es difícil de conseguir y sobre todo de verificar. En varias jurisdicciones no existen formalidades para la creación de una sociedad u oficinas de registro en donde conste la existencia y composición accionaria de dichas sociedades. En caso de que la entidad vigilada evidencie que no cuenta con esta información, se puede proceder a buscarla en fuentes públicas de información. Por ejemplo, existen páginas de entidades oficiales (no en todas las jurisdicciones) en donde la información de la composición accionaria es pública.
- Las uniones temporales o consorcios: al no estar reconocidas por la legislación como una sociedad propiamente dicha no es posible determinar claramente cuál de los consorciados o de los integrantes de la unión temporal deberá diligenciar el formulario de vinculación y cual será la información que se deberá tener en cuenta. En estos casos, la información que se debería recolectar sería la de todos los miembros del consorcio o integrantes de la unión temporal, pues fueron todos ellos los que conjuntamente aportaron recursos para desarrollar una actividad o un negocio.
- Código Ciiu: el Sarlaft establece que la descripción de la actividad económica debe estar acorde con lo establecido en el código internacional Ciiu. Esta exigencia dificulta la descripción de la actividad económica pues, por un lado, la mayoría de los clientes no conoce tal codificación y, por el otro, cuál sería la actividad económica que se debe registrar: la actividad principal, la secundaria o las auxiliares. En relación con este tema se recomienda que se determine cuál es la actividad económica principal del cliente, pues de conformidad con la descripción que se hace en el Ciiu ésta equivale a 50% o más de la actividad que desarrolla una unidad económica.
