En 15 artículos, Infolaft presenta algunas de las recomendaciones para realizar una consulta adecuada de listas restrictivas y bases de datos para el proceso de debida diligencia.

En esta novena entrega, Infolaft presentará la importancia de establecer procedimientos para la consulta de listas, entendiendo que el diseño de procedimientos permite llevar a la realidad las políticas y demás elementos del sistema de prevención de LA/FT.

También le puede interesar: 15 Claves para consultar listas: 1. Determinar el Marco legal

Lo primero que debe señalarse es que, en materia de administración del riesgo de LA/FT, el término “procedimiento” se encuentra especialmente relacionado con las normas del sector financiero.

En efecto, el Numeral 4.2.2 de la Parte I, Título IV, Capítulo IV de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera, señala que las entidades deben establece “los procedimientos aplicables para la adecuada implementación y funcionamiento de los elementos y las etapas del SARLAFT”.

Esta norma entiende que los procedimientos son uno de los elementos del SARLAFT y que, como tal, instrumentalizan y permiten la aplicación de los demás elementos y etapas del sistema.

En este sentido, y aunque no esté expresamente señalado en las demás normas, es claro que los sistemas de prevención del riesgo de LA/FT siempre contienen procedimientos que permiten hacer efectiva la gestión del riesgo y los demás componentes del sistema.

En este entendido, es claro que la revisión y la gestión de las listas requiere un procedimiento establecido en el sistema que le permita a los empleados aterrizar a la realidad las políticas de la compañía en materia de revisión y coincidencia de listas.

También le puede interesar: 15 Claves para consultar listas: 3. Establecer las políticas

Sin embargo, el hecho de que el sistema deba establecer procedimiento sobre las listas o bases de datos para revisar contrapartes no significa que estos procedimientos deban ser excesivamente exhaustivos o demasiado restrictivos para los negocios de la empresa.

En efecto, es común que los oficiales de cumplimiento se encuentren frente a situaciones en donde una coincidencia en una lista restrictiva o base de datos para la prevención de LA/FT no arroje una respuesta clara y concisa para todos los casos.

En otras palabras, no siempre es fácil establecer, con base en una coincidencia en listas, si rechazar o aprobar la vinculación de una contraparte y con frecuencia, la coincidencia de varias contrapartes en la misma lista o base de datos puede dar resultados diferentes, de acuerdo al análisis de cada caso.

Es recomendable que los procedimientos que se establezcan en el sistema de prevención respecto de las listas sean lo suficientemente comprehensivos como para permitir que la revisión y gestión de las bases de datos sea efectivo de acuerdo a las políticas, pero que no sean tan exhaustivo como para limitar o afectar negativamente los negocios de la compañía.

En este sentido, la elaboración de los procedimientos y, consecuentemente, las políticas de listas, debe contar con un análisis juicioso de las bases de datos que serán consultadas. Se recomienda otorgar un margen de acción al oficial de cumplimiento de forma que mantenga la capacidad de analizar casos difíciles o controversiales.

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