¿Cómo prepararse para una visita del supervisor en materia ALA/CFT?

La mejor forma de prepararse para una visita del supervisor en materia ALA/CFT inicia desde el mismo momento en que diseñamos e implementamos nuestros sistemas, y continúa con cada auditoría interna de cumplimiento que realizamos.

Por: Luís Carlos Mellado*

A partir del diseño e implementación de nuestros sistemas ALA/FT vamos construyendo, casi sin darnos cuenta, la presentación que le daremos a nuestro ente supervisor. Por eso, hoy quiero compartir algunas recomendaciones prácticas para afrontar de manera acertada una visita de supervisión.

Antes de la visita

Revisión normativa

Conoce con claridad la normativa aplicable a tu sector. Es fundamental tener dominadas las resoluciones, circulares, decretos y cualquier lineamiento que rija tu actividad. No hay preparación sólida sin una comprensión profunda del marco regulatorio.

Simulacros y auditorías internas

Realiza simulacros o revisiones internas que permitan identificar debilidades antes de la visita. Esto no solo te ayuda a corregir, sino a dejar evidencia documental de los ajustes realizados.

Idealmente, estos ejercicios deben alinearse con los autodiagnósticos exigidos por los entes supervisores, tales como el Informe 75 de la Superintendencia de Sociedades o el autodiagnóstico de la Superintendencia Nacional de Salud. Estas herramientas te brindarán una guía clara de los puntos que probablemente serán objeto de revisión.

Preparación del oficial de cumplimiento

Hoy en día, muchas organizaciones contratan el diseño e implementación de sus sistemas ALA/CFT con terceros, y luego designan un oficial de cumplimiento para su administración.

Por eso, es clave que el oficial de cumplimiento conozca a fondo el sistema que va a operar, comprenda sus funciones, y se prepare tanto técnica como operativamente para enfrentar la visita.

Durante la visita

Buena actitud

Aunque pueda parecer menor, la actitud es determinante. Mi primera recomendación es tener una postura de colaboración, transparencia y respeto. El supervisor no viene a “castigar”, sino a verificar el cumplimiento. Ser honestos desde el inicio sobre el estado real de nuestro sistema marca el tono de toda la visita.

Organización de la información

La documentación debe estar organizada y actualizada. No solo para dar una buena impresión, sino para facilitar la entrega de los requerimientos durante la visita.

Sugiero organizar la información bajo la misma estructura de la norma aplicable, ya que en muchos casos los supervisores traen su check list basado en esa misma estructura. Asegúrate de contar con los documentos más recientes y debidamente aprobados.

Comunicación interna

Toda la organización debe estar enterada de la visita. Ese día, la atención a los requerimientos del supervisor debe ser prioritaria. Es importante que cada área tenga claro qué documentos debe presentar y cuáles son sus responsabilidades frente al sistema.

Gestión del riesgo

Recordemos que se trata de un sistema de administración de riesgos. Es esencial demostrar que tenemos implementada una metodología clara, que comprendemos bien las etapas (identificación, valoración, controles y seguimiento), que supervisamos nuestros controles y que usamos nuestras herramientas con criterio técnico. No puede percibirse como una matriz “de cajón” sin vida.

Después de la visita

Muchos oficiales de cumplimiento subestiman esta etapa. Sin embargo, el periodo posterior a la visita es tan importante como la preparación inicial.

Vendrá un informe de hallazgos y aspectos por mejorar. Nuestra actitud frente a ese informe también puede marcar la diferencia, sobre todo si existen observaciones que podrían derivar en una investigación o sanción.

Cuando hay hallazgos de fondo, es común que la empresa busque una defensa jurídica, lo cual es válido. Lo que puede generar una mala percepción ante el supervisor es intentar justificar lo injustificable. Eso puede terminar siendo un agravante.

Reconocer vulnerabilidades y aceptar los aspectos por mejorar puede jugar a favor en la decisión final del supervisor.

Muchas veces, la honestidad pesa más que una defensa sin pruebas. La sinceridad en reconocer errores fortalece nuestra posición y demuestra un compromiso real con el cumplimiento.

Conclusión

Prepararse para una visita del supervisor requiere de tres pilares fundamentales:

1. Autodiagnóstico permanente del sistema.
2. Actitud proactiva y colaborativa durante la visita.
3. Preparación técnica y operativa del oficial de cumplimiento.

Estos tres elementos, bien aplicados, garantizan en gran parte el éxito en la atención de cualquier visita de supervisión.

*Presidente de la Asociación Colombiana de Oficiales de Cumplimiento ACOFICUM.