Si bien no existe un plazo definido para el reemplazo de oficiales de cumplimiento, la Superfinanciera acaba de dar luces sobre el tema.
La mayoría de sanciones contra entidades financieras por fallas de SARLAFT se basan en demoras excesivas en el reemplazo del oficial de cumplimiento.
Tan solo entre 2018 y 2021 la Superfinanciera ha impuesto 14 multas por un valor cercano a los 800 millones de pesos por este concepto.
En este punto surgen dos preguntas: ¿qué se considera una demora excesiva? y ¿hay un plazo límite para el reemplazo de un oficial de cumplimiento que deje su cargo?
Las respuestas a estos interrogantes pueden tratar de despejarse con la información proveída por un reciente concepto de la Superfinanciera.
Además, el contenido de este artículo puede ser útil para las empresas vigiladas por la Supersociedades, donde no existen plazos establecidos.
Primer consejo: verifique la idoneidad del oficial de cumplimiento
Por medio del concepto 2021007296-003 del 2 de marzo de 2021 la Superfinanciera se pronunció sobre la vacancia y reemplazo del oficial de cumplimiento.
Allí señala que "recae en la entidad vigilada la obligación" de garantizar que el designado cumpla con los requisitos mínimos.
Esto con el propósito de "evitar que se produzcan vacancias prolongadas e injustificadas de dicho cargo".
Y es que han sido varios los casos de postulaciones en los que el reemplazo del oficial de cumplimiento no cumple con lo mínimo.
De hecho, es por esa situación que las posesiones de oficiales de cumplimiento han tomado meses y han llevado a la Superintendencia a imponer sanciones.
Por ejemplo, Infolaft tiene registro de una entidad financiera que presentó hasta tres candidatos en un periodo de dos años.
Ninguno de los postulados cumplía con las exigencias establecidas en el SARLAFT.
Producto de ello la institución fue sancionada con el pago de una millonaria multa.
Acerca de los plazos de reemplazo del oficial de cumplimiento
La posesión de funcionarios como el oficial de cumplimiento está reglada en la parte I, título IV, capítulo II de la Circular Básica Jurídica.
Concretamente el numeral 1.4 establece que las instituciones financieras deben solicitar la debida posesión ante la Superintendencia "dentro de los 45 días corrientes siguientes a la fecha de designación del respectivo aspirante".
Agrega el citado numeral que vencido ese plazo y "sin que se haya presentado la solicitud de posesión, es necesario que el órgano nominador correspondiente ratifique la designación del aspirante para surtir el trámite".
¿Qué hechos ponen fin al ejercicio del cargo de oficial de cumplimiento?
A través del concepto la Superfinanciera recordó que todas las personas que se encuentren debidamente posesionadas y registradas en la base de datos de su Grupo de Registro mantienen tal condición para todos los efectos legales, salvo que ocurra lo siguiente:
- Se registre el nombramiento y posesión de una nueva persona.
- El responsable del trámite informe que el cargo ha sido suprimido.
- La Superfinanciera lleve a cabo la actualización del registro por renuncia o remoción.
En caso de renuncias, es deber del responsable del trámite informar de ello a la Superintendencia "dentro de los 45 días corrientes siguientes a la aceptación de la misma".
Luego de eso, el responsable del trámite debe diligenciar la proforma ‘hoja de vida’ y "conservar los soportes respectivos que acrediten tal hecho".
La Superfinanciera aclaró, además, que existe un plazo en caso de que los estatutos sociales de la entidad financiera no prevean un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del saliente.
En el concepto señala que, en esos casos, "los órganos sociales encargados de llevar a cabo el nombramiento deben iniciar el trámite de posesión dentro de un plazo de 45 días corrientes, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia".
De no hacerlo, se exponen a "las sanciones a que haya lugar".
Los mismos plazos se aplican para aquellas situaciones en las que el abandono del cargo se deba a una remoción del cargo.
