Infolaft consultó a Amparo Ortíz, oficial de cumplimiento de Coomuldesa Ltda., y a Carolina Cuadros, oficial de cumplimiento de Coasmedas, para que le entregaran recomendaciones a las cooperativas obligadas por la Circular Externa 6 de 2014 a implementar un sistema de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
Consejos clave de Coomuldesa
Darle importancia al tema
Algunas entidades ven la prevención del LA/FT como un tema normativo impuesto por el gobierno y que simplemente se debe cumplir, por lo que en muchas ocasiones no tiene mayor eco en la cultura organizacional de la empresa. Montar el sistema simplemente por cumplir lo puede hacer inoperante y carente de respaldo por parte de los cuadros administrativos de la entidad.
Nombrar un empleado de cumplimiento idóneo
Esta persona debe contar con capacitación específica en el tema. Es imperativo lograr que quien ejerza el cargo de empleado de cumplimiento tenga un nivel profesional adecuado que le permita entender sin mayores dificultades el entramado legal, operativo y de riesgos que se genera. En tal sentido debe ser alguien que conozca el negocio desde adentro, así como sus procesos y procedimientos, para que diseñe políticas y mecanismos efectivos en la prevención y el control del LA/FT.
El empleado de cumplimiento debe ser estable
Una entidad no puede estar cambiando de empleado de cumplimiento constantemente. Se debe garantizar continuidad para generar coherencia en las políticas y métodos de trabajo, y para crear credibilidad ante los empleados de la empresa.
Presupuestar recursos económicos suficientes
En tal sentido, el órgano de administración debe tener en cuenta y solventar las necesidades de la entidad en materia de tecnología, asesorías, implementación del sistema de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, y las jornadas de capacitación.
Cumplir a cabalidad la norma y darle un enfoque de prevención del riesgo
No se trata de cumplir la norma de manera parcial, toda vez que se dejarían incompletos procedimientos que harían vulnerable a la empresa en los diferentes eventos de riesgo. A menor cubrimiento mayor riesgo.
Recomendaciones concretas de Coasmedas
Tomar conciencia
La posibilidad de que una entidad cooperativa sea utilizada como medio para pretender lavar activos o financiar el terrorismo genera escepticismo y por lo general se piensa “aquí no pasa eso”. Pero es claro que sí pasa y afecta el desarrollo económico y social de muchos países en el mundo; debido a lo anterior, la junta directiva, el consejo de administración, el representante legal o quien haga sus veces debe tomar conciencia de la responsabilidad (civil y penal) que tiene frente a la implementación del Siplaft para prevenir el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como de los riesgos asociados (riesgo legal, riesgo de contagio, riesgo reputacional o riesgo operacional).
Si se genera conciencia desde la alta dirección esta fluirá por toda la organización, convirtiéndose en una barrera para las bandas criminales.
Establecer un código de conducta
Este código de conducta institucional es la declaración de los principios y valores de la organización frente a sus ‘stakeholders’ o grupos de interés. Define el camino a seguir de todos y cada uno de los integrantes de la entidad para resolver los posibles conflictos de interés que se puedan presentar en el desarrollo de sus labores cotidianas, bien sean operativas, administrativas o comerciales.
No dejar solo al empleado de cumplimiento
Se hace necesario entender que el oficial o empleado de cumplimiento no es el único responsable del Siplaft, toda vez que esta es una tarea que debe ser asumida por toda la organización. Cada uno de los directivos y de los empleados son actores importantes en el sistema de prevención.
Desarrollar actividades de conocimiento del cliente
Se deben elaborar procedimientos de debida diligencia con todas aquellas personas naturales o jurídicas con las cuales se establezcan relaciones contractuales, comerciales o de convenios. La debida diligencia de conocimiento del cliente (llámese asociado, empleado, proveedor, aliado estratégico, entre otros) es la piedra angular en el sistema de prevención. La entidad que no conoce a su cliente no determinará su perfil económico y no estará atenta a su comportamiento transaccional, razón por la cual corre el riesgo de ser utilizada para lavar activos y/o financiar el terrorismo.
Capacitación y actualización permanente son la base fundamental
En un escenario económico tan cambiante, solo la capacitación y actualización permanente, tanto de la persona designada como empleado de cumplimiento, como la de los demás empleados, facilitarán a la entidad adecuar las políticas, normas y procedimientos adoptados en pro de la prevención y detección del lavado de activos y financiación del terrorismo.
