La Superintendencia de Notariado y Registro emitió el pasado 7 de abril la nueva instrucción administrativa 08 de 2017 para los notarios del país. Esta impone unas obligaciones para fortalecer la prevención del lavado de activos, la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.

La nueva instrucción busca dar alcance a la Instrucción 17 del 26 de octubre de 2016, cuyo asunto es el correcto funcionamiento del Sistema Integral de Prevención del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo (Siplaft).

Según la Superintendencia, es necesario adoptar medidas y controles que aseguren el cumplimiento de las recomendaciones impartidas por el Grupo de Acción Financiera Internacional (Gafi), en particular aquellas relacionadas con los procedimientos de conocimiento de los usuarios y el incremento del grado de monitoreo con personas naturales o jurídicas provenientes de países de mayor riesgo, para lo cual se establecen las siguientes orientaciones.

S1. Para luchar contra la proliferación

Los notarios, como sujetos obligados a implementar el Siplaft, deberán hacer seguimiento y monitoreo permanente a las resoluciones emitidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen.

De acuerdo con la norma, dentro del apoyo interinstitucional, la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, mediante un memorando, realizará en su portal la socialización de las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas.

En tal sentido, los notarios deberán consultar de manera permanente estas listas y guardar un archivo digital en la notaría como parte de la documentación que conforma el Siplaft. En el evento de advertir derecho de titularidad a nombre, en administración o control de persona o entidad designada en las listas mencionadas, el funcionario responsable deberá reportarlo a la Unidad de Información y Análisis Financiero (Uiaf) a través de los canales electrónicos seguros que determine esta entidad, guardando la respectiva reserva legal, de manera inmediata.

S2. Debida diligencia de las PEP

La Superintendencia sostiene que los notarios tienen la responsabilidad de implementar, sostener y fortalecer el Siplaft a fin de asegurar su efectividad, motivo por el cual deberán aplicar medidas preventivas frente a los usuarios clasificados como personas expuestas políticamente (PEP).

Sostiene el Supernotariado que la debida diligencia será implementada según las características legales del trámite notarial. Para dotar de seguridad el proceso de conocimiento del usuario deberán  incorporar, además, no solo la información relacionada con los documentos legales de identificación, sino que además deberán incorporar su dirección, teléfono, correo electrónico y la actividad económica de los comparecientes cuando el trámite así lo permita, y cualquier otra información adicional necesaria para la autorización de la escritura pública.

Los notarios deben aplicar medidas de control frente a los usuarios clasificados como PEP, siendo necesario asegurar dentro del proceso de debida diligencia del cliente (DDC), que se incorpore la información exigida por la ley y aquella que permita conocer al usuario en el ejercicio de la función notarial, en cumplimiento de los controles de constitucionalidad y legalidad.

S3. Respuesta inmediata a autoridades

La norma solicita a aquellos notarios que sean objeto de requerimientos por parte de la Uiaf, la Fiscalía General de la Nación o Policía Judicial atender las solicitudes “de manera inmediata”, además de mantener la reserva judicial frente a los asuntos requeridos.

S4. Hay que capacitar al personal notarial

Los notarios deben diseñar, programar y coordinar planes de capacitación sobre el Siplaft dirigidos a todas las áreas y empleados de la notaría, por lo menos con una periodicidad anual, de manera presencial o a través de medios virtuales.

También es deber de los notarios del país revisar periódicamente las etapas de prevención y control, así como los elementos que conforman el Siplaft a fin de realizar los ajustes que consideren necesarios para la efectividad del sistema.

Para conocer la circular completa haga click en el siguiente enlace:

https://www.supernotariado.gov.co/PortalSNR/ShowProperty?nodeId=/SNRContent/WLSWCCPORTAL01149295//idcPrimaryFile&revision=latestreleased#38