La elaboración de un manual para prevención de LA/FT no consiste simplemente en incluir centenares de funciones en decenas de páginas. Es importante definir quiénes y cuándo se ejecutarán las actividades, además de contar con la aprobación por parte de la junta directiva para evitar que el propio manual sea promotor de sanciones por parte del supervisor.

 

Este artículo fue elaborado por Infolaft con base en la experiencia adquirida como prestador del servicio de listas restrictivas y de consultoría Sarlaft y Sagrlaft a cerca de 200 empresas del sector financiero, sector real, sector cooperativo, sector salud y de comercio exterior en Colombia y en varios países de Latinoamérica.

 

¿Por qué tener un manual de prevención de LA/FT?

Los sistemas de prevención y control del riesgo de LA/FT, tales como el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT  (Sagrlaft)Sistemas de Administración del Riesgo de Lavado de Activos (Sarlaft), cuentan con un elemento denominado “documentación”. La documentación permite a las entidades mantener constancia en documentos y registros de las actividades adelantadas para implementar los sistemas, garantizando de esta manera la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.

Entre otros, las normas establecen que los sistemas deben contemplar dentro de los documentos un manual de políticas y procedimientos.

 

 

La palabra “manual”, que según el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española proviene del latín manuālis y hace referencia a un libro que compendia lo más sustancial de la materia. El manual reviste especial importancia dentro de los sistemas por lo siguiente: 

  1. Es lo que auditan las autoridades.
  2. Es el estándar de la debida diligencia para efectos penales.
  3. Compromete a la junta directiva.
  4. Es la piedra angular del sistema de prevención de LA/FT.
  5. Es el medio de comunicación con los empleados.
  6. Establece obligaciones exigibles y sancionables.
  7. Aquí se documenta todo lo que se hace para prevenir el LA/FT

Por ello Infolaft considera valioso dar algunas recomendaciones para adelantar su confección y lograr un buen documento.

 

Manual de prevención de LA/FT: tenga en cuenta lineamientos esenciales

La primera recomendación tiene que ver con que en la redacción del documento se tengan en cuenta únicamente los lineamientos importantes que la entidad tomará en cuenta para la prevención y control o administración de los delitos de lavado de activos y de la financiación del terrorismo (LA/FT).  

A criterio de Infolaft pueden ser los siguientes:

  1. Temas obligatorios o normativos cuyo contenido no puede ser modificado.
  2. Temas que son obligatorios y normativos por regulación interna, cuyo contenido puede ser modificado por la entidad de acuerdo con su actividad, tamaño y líneas de negocio.
  3. Temas extralegales de debida diligencia ampliada que pueden ser incluidos a discreción de cada entidad de acuerdo con el nivel de riesgo que se encuentre dispuesta a tolerar.

 

Claridad en la redacción del manual

Una vez definidos estos temas, una segunda recomendación hace referencia a la redacción de los párrafos que conforman el escrito y sobre los cuales se aconseja tener claridad sobre su funcionalidad, así:

  • De navegación: son los párrafos que sirven para situarse en el texto, por ejemplo resúmenes del capítulo o introducción a un tema.
  • Declaraciones: son afirmaciones de intención que no conllevan obligaciones legales
  • Transcripciones: se refiere a la reproducción de obligaciones legales
  • Políticas: son diferentes a las obligaciones pues son genéricas y se refieren a los lineamientos y orientaciones que se dictan sobre la materia.
  • Metodologías: es la explicación técnica de cómo se hace algo, requiere desarrollo como proceso metodológico
  • Desarrollo de una obligación legal o una obligación extralegal: esto se puede hacer en varios párrafos, porque se necesita establecer: destinatarios de la obligación, obligación  propiamente dicha, herramientas para cumplir con la obligación, registro o evidencia
  • Procesos de control: son procesos (entrada, salida y transformación) que tienen como único propósito disminuir el riesgo de LA/FT.  Ejemplo: verificación en listas de control, realización de visitas a clientes y monitoreo especial.
  • Excepciones:  son definiciones que excluyen o privilegian el actuar de la entidad o de los participantes en el sistema, por razones provenientes de la naturaleza del negocio.
  • Formatos: son documentos adicionales que soportan procesos de control.
  • Informes y reportes: se refiere a los resultados de las actividades y de la gestión en general.
  • Señales de alerta: corresponde a una guía que orienta a las personas de la entidad sobre hechos y situaciones que deben llamar su atención.

 

Ojo con estos errores comunes

Una tercera recomendación tiene que ver con no cometer alguno de los siguientes errores en la elaboración del documento:

  1. Falta de temas que deben estar en el manual por requerimiento normativo. (Ejemplo: procedimiento sancionatorio por incumplimiento del sistema, procedimiento de conocimiento del cliente y del mercado).
  2. Políticas incompletas. (Ejemplo: se contemplan políticas generales, pero no se contemplan políticas frente a las etapas del sistema o frente a los riesgos asociados, tal y como lo requieren algunas normas).
  3. Inadecuado desarrollo de los procedimientos. (Ejemplo: se desarrollan procedimientos de conocimiento del cliente que incluyen la realización de entrevistas presenciales y no presenciales, pero en el manual no se indica cuándo aplican las unas y las otras, quién las debe realizar y cómo se documentan).
  4. Inclusión de los controles que no se cumplen en el día a día en los procesos de la entidad. (Ejemplo: como medida de control para la prevención se dice que no se recibirán solicitudes de vinculación de clientes que no se encuentren completamente diligenciadas y con los soportes requeridos, y al realizar la verificación de este control se observa que en las actividades del área o de la persona encargada de hacer estas validaciones no se describe la tarea, razón por la cual no se lleva a cabo y todo lo que llega se recibe, independiente de que cumpla o no el control descrito en el manual).

 

Desarrolle un plan de trabajo

Para minimizar lo anterior es importante contemplar una cuarta recomendación que tiene que ver con el desarrollo de un plan de trabajo que contenga las etapas o pasos en las que se desarrollará el manual, contemplando el objetivo, los requisitos y las actividades para cada una de ellas. A manera de ejemplo el plan puede contener las siguientes etapas:

  • Etapa 1: definir el tipo de manual (por procesos, por controles, por áreas etc.).
  • Etapa 2: determinar el contenido del manual (mínimo legal, mejores prácticas, otros controles establecidos por la entidad y anexos).
  • Etapa 3: recolectar información que se necesita para elaborar el manual (otros manuales como el de buen gobierno y de ética y conducta, mapa de procesos, mapa de la estructura organizacional de la entidad).
  • Etapa 4: revisar la documentación para verificar si está completa o en caso contrario solicitar lo faltante.
  • Etapa 5: elaborar la tabla de contenido.
  • Etapa 6: elaborar la primera versión del manual.
  • Etapa 7: Presentar el manual a las áreas interesadas para comentarios y observaciones.
  • Etapa 8: Realizar ajustes y correcciones.
  • Etapa 9: Preparar la versión final.
  • Etapa 10: Presentar al órgano competente el manual definitivo para la aprobación.

 

Verifique que el manual sea aprobado

La quinta y última recomendación se relaciona con cerciorarse del cumplimiento del protocolo para obtener la aprobación del manual por parte del órgano competente (junta directiva y/o socios) y una vez cumplida esta formalidad proceder a su divulgación. 

Cada vez que se requiera, ya sea por temas normativos o cambios en la estructura organizacional o en las maneras de hacer las cosas, se debe adelantar la correspondiente actualización del manual y cumplir con el protocolo descrito en este párrafo.