Los requisitos para el conocimiento del cliente están definidos en el SARLAFT de la Superfinanciera y el SAGRILAFT de la Supersociedades.
Por definición, cliente es toda persona con la cual se establece una relación contractual para el suministro de productos y/o servicios.
Teniendo en cuenta esta definición, para lograr el conocimiento del cliente, hay que considerar tres aspectos fundamentales.
Solo así se podrá obtener un conocimiento del cliente efectivo, eficiente y oportuno.
Conocimiento del cliente: aspectos relevantes
El primer aspecto para realizar el conocimiento del cliente es, valga la redundancia, conocer plenamente su identidad.
Esto hace referencia a obtener los datos que permitan individualizar a cada cliente.
Por ejemplo, si es persona natural o jurídica, cuál es su número de identificación y domicilio, entre otros datos.
Un segundo aspecto consiste en determinar la actividad económica que realiza.
Es decir, establecer a qué se dedica esa persona y con base en esa información identificar el origen de los recursos.
Mientras que el tercer y último aspecto hace referencia a determinar las características, montos y procedencia de los ingresos.
Listas restrictivas: ¿cuáles son las listas obligatorias?
Dicha información debe ser suministrada directamente por el cliente y constar por escrito.
Si bien ya no es obligatorio, se sugiere que tal información se registre en un formulario de vinculación que la empresa haya diseñado para esos efectos.
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Conocimiento del cliente: verificación de información
Las entidades financieras están obligadas a verificar la información suministrada por sus clientes, así como sus soportes.
Este procedimiento debe estar incluido dentro del manual de procedimientos SARLAFT de la entidad.
Teniendo en cuenta lo anterior, la Superfinanciera, a través del concepto 2011013139-003 del 6 de abril de 2011, explicó las dos partes del proceso de conocimiento del cliente.
Una primera parte relacionada con la obtención de información para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento del cliente.
Mientras que la segunda consiste en la verificación de datos y solicitud de soportes documentales.
Por otra parte, se recomienda consultar a los clientes actuales y potenciales en listas restrictivas.
Esto será útil para descartar cualquier relacionamiento con organizaciones delictivas o terroristas.
Utilidad de la tecnología para el proceso
Cada vez más empresas establecen sistemas para la vinculación electrónica de clientes y contrapartes.
Esto supone un esfuerzo adicional de las áreas de cumplimiento para garantizar su plena identificación.
Así, y en el entendido de que las operaciones virtuales podrían representar un alto riesgo, Infolaft sugiere una serie de recomendaciones.
El propósito es coadyuvar para fortalecer el proceso virtual de conocimiento del cliente o implementarlo de una forma más robusta.
Busque oportunidades
Existe un alto riesgo de que quien envíe sus documentos de forma virtual no sea el titular del documento.
Busque la manera de obtener, así sea de manera posterior a la vinculación, una entrevista presencial.
Use otro tipo de información
Los datos con los que ya cuente para identificar al cliente que se vincula por vía virtual pueden hacer toda la diferencia.
Por ejemplo, revise si el cliente ya tiene productos con su empresa, si tiene el doble rol de cliente y contraparte.
Incluso si ha canalizado algún pago a través suyo (como impuestos).
Atención con las alertas
Si el proceso de vinculación virtual de un cliente levanta una señal de alerta suspéndalo de inmediato.
En esos casos se recomienda decirle al cliente que para culminar con el procedimiento se requiere una entrevista presencial.
Evite ahorrar controles
Ahorrarse el formulario y la huella -que ya no son obligatorios- no significa que pueda ahorrarse los demás controles.
Tal es el caso de la actualización periódica de información y la debida diligencia de conocimiento del cliente.
Recuerde que cualquier dato es susceptible de cambiar en un cliente.
