Los reportes de operaciones sospechosas (ROS) son los informes de posible lavado de activos que recibe la UIAF.
Por regla general, en los se da cuenta de la ocurrencia de una operación inusual no justificada al interior de una empresa.
Es habitual que la remisión de este informe sea responsabilidad del oficial de cumplimiento.
Atención: los ROS deben enviarse inmediatamente después de que la operación inusual es calificada como sospechosa.
Todas las empresas en Colombia deben tratar de evitar la ocurrencia de conductas de lavado de activos en sus negocios.
Siempre existe la posibilidad de que al interior de ellas se lleven a cabo operaciones de lavado de activos que no pudieron ser detectadas.
Tal situación se puede presentar por el nivel de sofisticación o estructuración de la operación.
En todo caso, la normatividad colombiana y los instrumentos internacionales antilavado han contemplado esta variable.
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Por lo anterior, se han previsto mecanismos de detección y control posteriores que culminan con un reporte de operación sospechosa (ROS).
Los ROS, así las cosas, son un control detectivo y correctivo.
Es decir, no pretenden disminuir la materialización de situaciones de riesgo sino que están encaminados a mitigar sus impactos.
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Así, una de las características principales de los ROS es que hacen parte de la etapa de detección y control del riesgo.
Por ende, son siempre subsiguientes a la fase de prevención.
Adicionalmente, los ROS tienen la cualidad importante de que son una forma eficiente de colaboración entre las entidades del sector privado y el Estado.
Debido a ello los ROS generan especial interés en las autoridades y, por lo mismo, deben ser diligenciados con toda la rigurosidad posible.
¿Qué es una operación sospechosa?
Las operaciones sospechosas son aquellas operaciones inusuales que, de acuerdo con razones objetivas, son identificadas como sospechosas.
Vale la pena recordar que una operación inusual es aquella que se sale de los parámetros de normalidad del giro ordinario de los negocios.
Ante una operación inusual solo existen dos caminos posibles.
El primero de ellos es proceder con un análisis de los hechos, calificar la transacción como sospechosa y emitir un ROS.
Como segunda alternativa está la de no catalogar la operación como sospechosa, ante lo cual se debe documentar y archivar.
Las operaciones sospechosas son un conjunto de transacciones que se enmarcan dentro de las operaciones inusuales.
De esta manera, primero se deben detectan las operaciones inusuales para luego analizarlas y calificarlas o no como sospechosas.
Así, la calificación de una operación inusual como sospechosa la hace la eempresa que reporta.
Mientras que la calificación de una conducta como criminal la realiza el juez penal competente.
Procedimiento de envío y contenido de un ROS
Los reportes de operaciones sospechosas deben contener, como mínimo, tres secciones.
Básicamente debe estar conformado por las pruebas de la existencia de la operación, los indicadores de inusualidad y la demostración de que no existe justificación.
Así, la base de un ROS es un análisis que debe contener, por lo menos, tres elementos.
En primera medida está la información que demuestra la ocurrencia de la operación.
Luego vienen los datos que comparen la operación inusual con los estándares del mercado, la cual debe incluir información de conocimiento del cliente.
Finalmente, la evidencia sobre la ausencia de justificación de la operación y que expone los motivos de sospecha.
ROS no es denuncia penal
Algo que se debe recordar es que un ROS no supone nunca la certeza de que la operación es tipificada como un delito por el ordenamiento penal.
Tampoco es sinónimo de que el origen de los recursos objeto de la transacción sea ilícito.
Los ROS solamente demuestran que una operación es sospechosa con base en los manuales y sistemas de cada empresa.
Dado que estos reportes versan sobre lavado de activos y sus delitos fuente, la normatividad tiene mecanismos de protección para los reportantes.
Quizá el más importante es que los ROS tienen el carácter de confidenciales.
¿Qué significa esto? que su contenido no puede ser comunicado ni a las personas interesadas ni a terceros.
A pesar de que sí puedan ser utilizados por la Fiscalía y los jueces dentro de la instrucción criminal de un proceso.
Por último, hay algo que nunca se puede perder de vista y es que los ROS recaen exclusivamente sobre operaciones.
Los ROS no recaen sobre personas naturales o jurídicas, pues el objetivo no es juzgar acciones personales ni calificar conductas corporativas.
Sin embargo, la identificación de las contrapartes involucradas debe ser incluida como parte integral de la serie fáctica (hechos) que origina el reporte.
Consecuencias de presentar un ROS
Dado que los ROS constituyen un puente de asistencia entre los sectores público y privado, se ha establecido que su trámite no puede generar consecuencias negativas a quien lo presenta.
Así lo establece el Estatuto Anticorrupción (Ley 190 de 1995) en su artículo 42.
Allí se estipula que “cuando se suministre la información (...) no habrá lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante (…)”.
La Corte Constitucional, en sentencia C-851 de 2005, reafirmó esta posición legal.
En dicha sentencia señaló que "este tipo de informes no tienen contenido incriminatorio, no suponen una acusación contra el cliente cuya cuenta o transacción se reporta (...)".
Esto significa que, aunque la información reportada pueda dar origen a una investigación penal, no son la entidades reportantes ni la Uiaf las que califican de delictiva una conducta.
El reporte de operación sospechosa, como ya se mencionó, es una de las herramientas más importantes dentro del sistema nacional de prevención y control de lavado de activos.
Los ROS generan una sinergia eficiente entre las empresas particulares y las autoridades encargadas del control de estos riesgos.
Un ROS que origine un proceso criminal en el que se recopilen pruebas es la vía más expedita para una correcta administración de justicia y para la adopción de políticas transversales a todos los sectores de la economía.
¿Cuáles son las dificultades más frecuentes en la presentación del ROS?
Las dificultades más comunes en la presentación de los ROS radican en su contenido, en las pruebas que lo soportan o en la oportunidad para hacerlo.
Respecto al primero de los criterios, es importante que los ROS expliquen una situación concreta y actual sustentada.
De lo contrario, perderán su utilidad como instrumentos que reseñen posibles transacciones de lavado de activos.
Un ROS siempre debe versar sobre operaciones sospechosas de lavado de activos que se hicieron visibles a través de señales de alerta.
Por ese motivo, una exposición que no deje en evidencia la irregularidad de la transacción, que no exponga de forma cronológica y razonable las acciones o que no incluya las señales de alerta podría ser devuelto.
Siempre serán deseables los elementos de contexto.
Muchas veces los detalles que se encuentran en el entorno son determinantes en el análisis que las autoridades hagan del reporte.
En lo que refiere al sustento del ROS, la mayor dificultad está en que en ocasiones la información soporte o no existe o no se encuentra actualizada.
Muchas veces ocurre que no se cumplen todos los procesos de conocimiento de contrapartes y quedan faltando algunos datos o habiéndose cumplido, por el paso del tiempo, algunos documentos se pierden o degradan.
En estos casos la recomendación es tratar de reconstruir las pruebas de los hechos de forma lícita o generar nuevos documentos de soporte, pues sin ellos un ROS se desnaturaliza al perder toda su funcionalidad.
¿Cuándo enviar los reportes?
Permanecen aún las dudas respecto a en qué momento un ROS debe ser enviado y desde cuándo empieza a ser extemporáneo.
La respuesta es simple y no admite mucho debate: un ROS se debe enviar inmediatamente la operación inusual se catalogue como sospechosa.
Una sugerencia práctica es que antes de tomar la decisión de categorizar la transacción se proceda a armar la mayor parte del acervo de sustento y la reconstrucción fáctica para luego proceder a enviar el reporte.
Hay que tener claro que el SIREL devolverá los ROS por no contener hechos relevantes o por no identificar correctamente a las personas vinculadas.
Incluso, se pueden regresar por no demostrar los vínculos entre las personas o por ser evidente que la operación no tiene riesgo de lavado de activos.
Para concluir, es importante mencionar que no todas las comunicaciones con la Uiaf necesariamente deben realizarse a través de ROS.
Según el Servicio al Ciudadano de la UIAF (en su sección de preguntas y respuestas), los oficiales de cumplimiento pueden ponerse en contacto con la Unidad para poner en su conocimiento hechos o circunstancias que, a pesar de no reportar una operación sospechosa, son de interés público.
En estos casos es factible enviar cartas o correos electrónicos que no necesariamente deben ir firmados, pues no constituyen denuncia alguna.
