El Decreto 1674 de 2016 impone unas obligaciones a las personas que ocupan los cargos catalogados como PEP. Sin embargo, y debido a que muchas entidades de supervisión decidieron adherir el Decreto a sus regulaciones contra el LA/FT, son varios los procesos mínimos que todas las entidades obligadas deberían realizar en relación con dichas personas.

 

Los procesos que deberían implementar los sujetos obligados en relación con los titulares de los cargos PEP son los siguientes:

  1. Marcación
  2. Estudio
  3. Comunicación al área de superior jerarquía
  4. Aprobación y vinculación
  5. Monitoreo de operaciones

 

La marcación

Es bien sabido que uno de los grandes problemas que enfrentan los oficiales de cumplimiento para gestionar adecuadamente el riesgo de LA/FT en sus entidades consiste en la poca calidad de la información que suministran sus contrapartes, y aun más dificultoso resulta la actualización de dichos datos.

Dicho esto, es probable que algunas PEP no sean las más diligentes en lo que respecta a la actualización de sus datos. Ante eso, un buen control que podrían adoptar los oficiales de cumplimiento sería marcar en las bases de datos a las personas que ocupan los cargos señalados en el Decreto.

Para ello, primero es necesario establecer quiénes son PEP según los criterios definidos por el Decreto, toda vez que este solo define unos cargos genéricos.

 

El estudio

En aquellos casos de entidades que opten por catalogar como PEP únicamente a las personas que ocupan los cargos del Decreto, para hacer el estudio bastaría con verificar si dicha persona cabe en la definición de PEP (si ocupa un cargo o si lo dejó hace menos de dos años), luego de lo cual el sujeto obligado debería aplicar los controles establecidos antes de la vinculación de este tipo de contraparte.

No obstante, podría presentarse una dificultad si la persona fue vinculada antes de ser PEP y por ende se le aplicaron los controles ordinarios, pero adquirió esa categoría en el transcurso de la relación (ver arriba ‘No PEP que se convierte en PEP’).

En este punto hay que aclarar que la decisión de catalogar como PEP únicamente a las del Decreto no puede ser tomada por una entidad vigilada por la Superfinanciera, toda vez que la norma Sarlaft define puntualmente que las PEP son aquellas que ocupan los cargos del Decreto, los representantes legales de organizaciones internacionales, las personas que gozan de reconocimiento público, así como sus familiares.

 

Comunicación al área de superior jerarquía

Una vez se identifica que una contraparte ya vinculada se convirtió en PEP, es recomendable informar de eso al área de superior jerarquía que aprueba ese tipo de vinculaciones para que haga el análisis respectivo.

De hecho, en uno de sus apartes el Sarlaft financiero señala que en ‘‘el evento en que un cliente, accionista, administrador o beneficiario final de la entidad vigilada pase a ser una persona públicamente expuesta en los términos señalados en el presente numeral, debe informarse a la instancia o empleado de jerarquía superior encargado de tales vinculaciones y al personal encargado del seguimiento de clientes y beneficiarios finales y aplicar los procedimientos establecidos para las personas públicamente expuestas’’.

Debido a que el Decreto fue emitido en octubre de 2016 y que cobijaría a más de 40 000 personas de todo el país, es muy posible que muchas contrapartes ya vinculadas hayan adquirido la calidad de PEP, sobre todo aquellas cuyos cargos no tienen tanta notoriedad ni en la sociedad ni en la prensa.

 

Aprobación y vinculación

Esta solo puede ser realizada por aquella área de superior jerarquía encargada de ese proceso.

No obstante, tal y como se señaló en párrafos anteriores, es importante que el oficial de cumplimiento sea quien informe de la conversión de alguna contraparte a la categoría de PEP.

 

Monitoreo de operaciones

El seguimiento a las operaciones que realice una contraparte catalogada como PEP debe ser más estricto que los aplicados al resto de las contrapartes. Por ello, en aquellos casos de ‘No PEP que se convierte en PEP’ es necesario recalificar a la persona y aplicarle los controles respectivos.